Pokud se potýkáte s vytvořením šablony procesní dokumentace, která by byla stejně efektivní a snadno se používala, nehledejte dál!
V tomto příspěvku vás provedu všemi kroky, které budete potřebovat k návrhu šablony procesní dokumentace.
Dokonce vám poskytnu ty nejlepší nástroje pro tuto práci.
Jsi připraven?
propojení s nevyužitým kanálem
Nejlepší šablony procesní dokumentace
Níže naleznete 3 šablony dokumentace procesu, které vám pomohou začít:
Šablona dokumentace procesu
Tato šablona dokumentace obecných postupů je cenným nástrojem, který můžete použít k vytvoření jasné a stručné dokumentace vašich procesů.
Šablona pomáhá identifikovat hranice procesu, kroky a rozsah a umožňuje vám efektivně definovat procesy.
S pomocí vizuálních reprezentací, jako jsou procesní mapy a vývojové diagramy, je snazší porozumět posloupnosti procesních úloh a vstupů a výstupů s nimi spojených.
Kontrolní seznam HR dokumentace
Tento dokumentační workflow zajišťuje soulad a efektivní řízení klíčových HR procesů.
Nabízí komplexní a systematický přístup k dokumentaci a organizaci zásadních HR dokumentů, což personalistům usnadňuje přístup a údržbu potřebných informací.
Pomocí této šablony mohou HR týmy načrtnout a monitorovat klíčové HR procesy, jako je nábor a onboarding, hodnocení výkonu zaměstnanců, aktualizace zásad a vedení záznamů.
Dokumentací těchto procesů mohou organizace zajistit konzistenci a transparentnost a snížit riziko chyb nebo přehlédnutí.
Kontrolní seznam obsahuje specifické části pro každý proces HR a poskytuje strukturovaný formát pro zaznamenávání důležitých podrobností.
Vyzve uživatele, aby zahrnuli důležité informace, jako je datum, odpovědná osoba a všechny potřebné přílohy nebo podpůrné dokumenty.
S touto úrovní detailů mohou personalisté udržovat přesné a aktuální záznamy, které mohou být nezbytné pro dodržování právních předpisů, audity a celkové řízení lidských zdrojů.
Kontrolní seznam dokumentace projektového řízení
Tato šablona poskytuje komplexní seznam klíčových dokumentů, které je třeba vytvořit a udržovat v průběhu životního cyklu projektu.
jak importovat oblíbené položky z edge do chromu
Pomocí tohoto kontrolního seznamu mohou projektoví manažeři zajistit, že všechny potřebné projektové dokumenty jsou zaúčtovány a řádně uspořádány.
Zahrnuje sekce pro zahájení projektu, plánování, realizaci, monitorování a kontrolu a uzavření projektu. Každá sekce obsahuje podseznam konkrétních dokumentů, které by měly být vytvořeny a spravovány během dané fáze projektu.
Kontrolní seznam také obsahuje popisy a vysvětlení každého dokumentu, což projektovým manažerům usnadňuje pochopení jejich účelu a důležitosti.
To může být užitečné zejména pro ty, kteří začínají s řízením projektů, nebo pro týmy, které chtějí zlepšit své postupy dokumentace.
Co je šablona procesní dokumentace?
Šablona dokumentace procesu je předem navržený průvodce pro vytvoření podrobného dokumentu popisujícího kroky procesu zahrnuté v konkrétním procesu.
Šablony dokumentace procesu obvykle poskytují konzistentní formát pro zachycení a prezentaci informací o procesu.
Mohou být použity k vytvoření různých typů procesní dokumentace, jako jsou:
- Standardní operační postupy (SOP)
- Pracovní instrukce
- Procesní mapy
- Vývojové diagramy
- Kontrolní seznamy
Použití šablony procesní dokumentace vám umožní zajistit, aby nebyly přehlédnuty důležité detaily a aby byl dokument snadno srozumitelný celému týmu.
Může také zlepšit efektivitu a efektivitu procesů poskytnutím standardizované metody pro dokumentaci, analýzu a zlepšování procesů.
Proč potřebujete šablonu procesní dokumentace?
Existuje několik důvodů, proč potřebujete a procesní dokumentace šablona. Stručně řečeno, budou:
- Poskytněte konzistentní formát pro dokumentování procesů
- Usnadňuje vašemu týmu pochopení prezentovaných informací
- Ušetřete čas a námahu poskytnutím struktury, která vám umožní soustředit se na proces
- Staňte se skvělým komunikačním nástrojem pro předávání důležitých informací o procesech
- Být využito pro nové zaměstnance a pro poskytování opakovacího školení stávajícím zaměstnancům
- Pomozte identifikovat oblasti pro zlepšení v procesu
Jinými slovy, šablona procesní dokumentace vám usnadní život a vaše práce bude strukturovanější.
Příklady šablon dokumentace procesu
Existují různé šablony typy dostupné pro vytváření dokumentů obchodních procesů. Možná budete muset vybrat několik, abyste dosáhli nejlepších výsledků. Ale nakonec to bude záviset na vaší firmě a její velikosti.
Zde jsou nějaké příklady:
Šablona standardního provozního postupu (SOP).
Tato šablona je široce používána společnostmi pro vytváření procesních dokumentů a obchodních procesů.
Obvykle obsahuje sekce pro:
- Procesní vstupy
- Výstupy procesu
- Odpovědnosti
- Postupy
- Reference
Šablona vývojového diagramu
Vývojový diagram je grafické znázornění procesu nebo pracovního postupu.
Zobrazuje příslušné kroky, rozhodovací body a tok informací. Šablonu vývojového diagramu můžete použít k vytvoření vizuální reprezentace procesu.
Šablona kontrolního seznamu
Kontrolní seznam je jednoduchý nástroj používaný k zajištění toho, aby byly v procesu dodrženy všechny nezbytné kroky.
Můžete vytvořit seznam úkolů, kroků nebo požadavků, které je třeba splnit.
accountprotection.microsoft.com legitimní
Šablona diagramu plavání
Tento typ vývojového diagramu ukazuje interakce mezi různými týmy nebo jednotlivci zapojenými do procesu.
Vizualizuje předávání, odpovědnosti a komunikační kanály mezi různými zúčastněnými stranami.
Šablona mapování procesů
Procesní mapa ukazuje tok informací a činností. Použijte jej k identifikaci oblastí zlepšení, úzkých míst a neefektivnosti v procesu.
Kroky pro vytvoření šablony dokumentace obchodních procesů
Protože každý podnik je jedinečný a funguje různými způsoby, neexistuje žádný univerzální způsob, jak vytvořit šablonu procesní dokumentace.
Krok 1: Určete účel
Nejprve určete účel šablony.
Brainstorm sessions jsou zde užitečné k určení, jaký typ procesních dokumentů potřebujete vytvořit a jaké informace by měly obsahovat.
Pokud například vytváříte šablonu SOP, možná budete muset zahrnout sekce pro:
- Účel
- Rozsah
- Odpovědnosti
- Postupy
Krok 2: Definujte strukturu
Jakmile určíte účel, definujte strukturu šablony.
To může zahrnovat nastínění různých sekcí a podsekcí, určení pořadí, ve kterém se objeví, a rozhodnutí o úrovni podrobnosti požadované pro každou sekci.
Krok 3: Navrhněte šablonu
Dále navrhněte šablonu.
Můžete použít Microsoft Word nebo Google Docs nebo specializovaný nástroj pro dokumentaci procesů. Použijte písma, barvy a formátování, aby byla šablona snadno čitelná a vizuálně přitažlivá.
Krok 4: Zahrňte zástupné symboly
Zahrňte zástupné symboly pro jakékoli informace, které budou specifické pro dokumentovaný proces.
Pokud například vytváříte šablonu SOP, možná budete muset zahrnout zástupné symboly pro název procesu, odpovědnou osobu a příslušné kroky.
Krok 5: Otestujte šablonu
Jakmile je šablona navržena, otestujte ji, abyste se ujistili, že je funkční a uživatelsky přívětivá.
Zvažte možnost nechat si šablonu zkontrolovat a poskytnout zpětnou vazbu někomu, kdo nezná dokumentaci procesu.
Krok 6: Upravte šablonu
Na základě zpětné vazby, kterou obdržíte, upravte šablonu podle potřeby, abyste zlepšili její použitelnost a efektivitu.
Krok 7: Distribuujte šablonu
Nakonec šablonu distribuujte těm, kteří ji budou používat k dokumentaci procesů. Poskytněte školení nebo podporu podle potřeby, abyste zajistili správné použití šablony.
Software pro šablony dokumentace procesu
Procesní ulice
Robustní a víceúčelová platforma Process Street je software pro řízení procesů, který vám umožňuje vytvářet, sledovat a řídit procesy.
Tento cloudový nástroj nabízí širokou škálu šablon a funkcí, včetně kontrolních seznamů, pracovních postupů a integrací s dalším softwarem.
Microsoft Word
Známý a oblíbený Microsoft Word je software pro zpracování textu, který můžete použít k vytvoření šablon dokumentace procesu.
MS Word vám poskytuje řadu možností formátování a je přístupný většině uživatelů.
kancelář 2007
Google dokumenty
Nepodceňujte staré dobré Google dokumenty !
I když je zdarma, přichází s několika užitečnými funkcemi, jako je spolupráce více uživatelů v reálném čase.
Nabízí mnoho stejných funkcí jako Microsoft Word a lze k němu přistupovat z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu.
Šablony procesní dokumentace jsou nutností!
Nyní již pravděpodobně dobře rozumíte šablonám dokumentace procesů a proč je potřebujete.
Ale opakuji, šablona procesní dokumentace je nezbytná pro každou firmu. Bude fungovat jako průvodce pro váš tým a bude velmi snadné maximalizovat efektivitu v celé vaší společnosti.
Nezapomeňte si vybrat software pro správu procesů moudře!
