Oliver Peterson 6. července 2022 Obchodní operace Neustálé zlepšování bez sběru dat je jako jízda napříč krajinou bez značek nebo mapy.
Shromažďování dat je zásadní pro provádění zlepšení, protože bez něj neexistuje žádný skutečný důkaz o existenci jakéhokoli problému.
Proč děláte vylepšení? Je to opravdu problém, nebo jste jen zkreslení momentální frustrací?
Ano, vaše frustrace vám může napovědět, v čem spočívá hlavní problém, ale spoléhání se pouze na své pocity vám z dlouhodobého hlediska nepřinese přesné výsledky.
V tom může pomoci sběr dat. Naši funkci Analytics lze použít k vytvoření objektivního, nezkresleného obrazu aktuálního stavu jakéhokoli daného procesu a pomoci upozornit na potenciální oblasti, které by bylo možné zlepšit.
Začněme tedy procházením našich 5 kroků neustálého zlepšování pro optimalizaci procesu:
- Krok 1: Identifikujte proces, který chcete zlepšit
- Krok 2: Zhodnoťte účinnost a určete zlepšení
- Krok 3: Implementujte procesní vylepšení
- Krok 4: Testujte a sledujte aktualizovaný proces
- Krok 5: Optimalizujte proces pomocí automatizace
Krok 1: Identifikujte proces, který chcete zlepšit
Žádný proces není dokonalý, ale existují některé, které vám mohou trvale způsobovat problémy. To je místo, kde byste měli začít.
Poznamenejte si proces, který nejčastěji plýtvá časem a zdroji vás a vašeho týmu.
Pak budete muset tomuto procesu plně porozumět tím, že odpovíte na následující otázky:
- Co je cílem procesu?
- Kdy to začíná a končí?
- Jaké jsou jednotlivé činnosti v rámci procesu?
- O jaká oddělení/zaměstnance jde?
- Jaké informace se přenášejí mezi kroky?
Odpovědi na tyto otázky by měly pomoci upozornit na všechny prvky, které tvoří proces, a objasnit, jak nejlépe přistupovat k jeho optimalizaci, počínaje konkrétními cíli, kterých se tento proces snaží dosáhnout.
Proč byste měli dokumentovat své procesy
Než budeme pokračovat, je důležité si položit otázku: Jak dobrá je moje procesní dokumentace?
Možná víte, které procesy je třeba aktualizovat, ale pokud nemáte jasnou dokumentaci procesů, je neustálé zlepšování v podstatě nemožné.
týmy microsoft mění dobu nečinnosti
Neustálé zlepšování funguje pouze tehdy, když se můžete podívat na to, jak něco fungovalo dříve, a porovnat to se změnami, které jste provedli. Mít jasně napsanou a dostupnou procesní dokumentaci je nejlepší způsob, jak usnadnit neustálé zlepšování.
Krok 2: Zhodnoťte účinnost a určete zlepšení
Nyní, když máte svůj proces rozvržený, je čas posoudit jeho efektivitu a určit, jaká vylepšení by byla nejoptimálnější.
Začněte tím, že zaznamenáte silné a slabé stránky procesu. To vám pomůže porozumět tomu, co funguje a co ne, a kde by bylo možné provést zlepšení.
Možná zjistíte, že některé z úkolů nejsou ke splnění konečného cíle vůbec nutné. Pokud na to narazíte, zvažte konsolidaci některých z těchto úkolů, nebo se jich dokonce rovnou zbavte. Vždy je lepší mít proces, který je stručný a k věci, než proces, který může být příliš komplikovaný nebo zmatený v tom, čeho se snaží dosáhnout.
Krok 3: Implementujte procesní vylepšení
Pokud máte svůj proces dobře zdokumentovaný, nebo ještě lépe, používáte software pro správu procesů, měl by být tento úkol stejně snadný jako projít si procesem krok za krokem a provádět změny za pochodu.
Nejlepším postupem pro neustálé zlepšování je opakovat nové verze procesu, kdykoli provedete změny. To pomáhá předcházet poruchám a usnadňuje sledování a porovnávání dat mezi různými verzemi procesu, takže můžete přesně určit, zda jsou změny skutečně vylepšeními.
Dalším tipem je vést jednoduchý protokol o všech změnách, které provedete v každé iteraci, takže je snazší sdílet znalosti a zajistit, aby každý pochopil, jaké změny byly provedeny, kdo a kdy.
Krok 4: Testujte a sledujte aktualizovaný proces
Testování je důležité, především proto, abyste se ujistili, že jste nic neporušili. Projděte procesem, ideálně v podmínkách co nejblíže reálnému světu, a ujistěte se, že vše funguje podle očekávání.
Zvažte konečný cíl procesu – je toho stále dosaženo?
Jakmile zjistíte, že vylepšení procesu jsou funkční, můžete začít shromažďovat data, abyste mohli posoudit úspěšnost jakýchkoli změn.
Použití Process Street Analytics
Schopnost sledovat výkon vašich procesů, vašeho týmu nebo klientů je zásadní pro pochopení, zda jsou změny, které jste provedli, skutečně efektivnější.
Informace, jako je průběh úkolu a aktivní/dokončené pracovní postupy, vám mohou pomoci najít úzká místa a získat představu o tom, jak váš tým na změny reaguje.
Kliknutím sem se dozvíte více o funkci Analytics v Process Street.
Krok 5: Optimalizujte proces pomocí automatizace
V tuto chvíli máte v podstatě hotovo. Identifikovali jste a implementovali vylepšení a měli byste být schopni tyto změny v průběhu času sledovat, abyste mohli posoudit úspěch.
Pokud však chcete udělat něco navíc a vytěžit ze svého softwaru pro správu pracovních postupů maximum, je na čase zvážit, které úkoly (pokud nějaké) lze automatizovat.
Zaprvé – jen abychom to neřešili – pokud používáte papír, téměř jistě zaznamenáte zvýšení efektivity, pokud přejdete na digitální řízení procesů.
proč se můj microsoft word neotevře
Pro vás ostatní, pokud přenášíte data mezi aplikacemi (například ručně přidáváte soubory Dropbox na Disk Google), měli byste zjistit, zda můžete eliminovat ruční úkoly pomocí jedné z našich nativních automatizací .
Vyplatí se také vyzkoušet Zapier , Power Automate a Make.com protože tam je k dispozici spousta automatizací.
Co si myslíte o našich 5 krocích neustálého zlepšování? Máte nějaké tipy, které jsme možná vynechali? Dejte nám vědět v komentářích níže!
