Jak používat Demingův cyklus pro neustálé zlepšování kvality

Pochopení kvality a snaha o její zlepšení je pravděpodobně hlavním účelem zlepšování procesů. Proto vznik Demingova cyklu.

Kde se ale vzala tato filozofie zlepšování procesů?

Jednou z klíčových osob je William Edwards Deming – někdy označovaný jako Edward W. Deming. Je to především statistik, ale dalo by se ho nazvat dokonce filozofem vědy.

Demingovým cílem bylo znovu aplikovat vědeckou metodu na obchodní procesy a zanechal nám dvě hlavní varianty jeho myšlení: PDSA a PDCA.

V tomto článku nastíníme:

• Co je Demingův cyklus s jeho historií
• Jak aplikovat Demingův cyklus ke zlepšení vašich obchodních procesů
• Důležitý rozdíl mezi PDSA a PDCA
• Jak se PDSA používá v lékařské oblasti

Demingův přístup není jen o zlepšování procesů, ale o zlepšování celého podniku.

V nedávné metastudii z British Medical Journal výzkumníci zjistili, že pouze 2 ze 73 studií aplikovaly PDSA způsobem, který plně splňoval kritéria. Komentář:

Pro pokrok ve vývoji vědy o zlepšování je nezbytné větší porozumění používání metod zlepšování, včetně PDSA, aby bylo možné vyvodit spolehlivé závěry o jejich účinnosti. .

A proto píšeme tento článek!

Co je Demingův cyklus s jeho historií

( Zdroj )

Demingův cyklus je model neustálého zlepšování kvality, který se skládá z logické posloupnosti čtyř klíčových fází: plánovat, dělat, studovat a jednat.

Ve 20. letech 20. století významný statistik Walter A. Shewhart představili model skládající se z plánů, děl, koukání – což lze považovat za jednu z nejdůležitějších perspektiv zlepšení procesu v rané fázi. Deming viděl svůj vlastní cyklus jako přirozené pokračování tohoto modelu.

Demingova zkušenostní školení jako inženýr mu umožnilo nahlédnout do průmyslových procesů a materiální reality pokusů o standardizaci operací, aby fungovaly ve velkém měřítku. Později studoval matematickou fyziku, která ho postavila do silné pozice, aby přispěl k rostoucí vědě statistiky. Demingovy techniky odběru vzorků například stále používají ministerstvo pro sčítání lidu USA a Úřad pro statistiku práce.

Za jeden z velkých úspěchů Demingovy práce lze pravděpodobně považovat jeho vliv na japonský poválečný hospodářský zázrak; kde se japonská ekonomika zotavila z válečných škod a prosadila se jako druhá největší ekonomika na světě.

V roce 1950 přednesl projev v Hakone Convention Center v Tokiu o svém konceptu Statistická správa kvality produktů . Témata tohoto projevu jsou témata, která prozkoumáme v tomto článku, konkrétně:

jak nahrát word doc do google doc

• Mít zavedený systém pro neustálé zlepšování kvality
• Snížení vad prostřednictvím vyšší úrovně jednotnosti kvality
• Pochopení toho, co by kvalita měla znamenat v kontextu

Demingova práce se dále rozšiřuje do konceptů obchodu a správy, ale my se zaměříme především na zlepšování procesů. Pokud si chcete přečíst více Demingových pohledů z první ruky, můžete se dostat k jeho textu Nová ekonomika ve službě Google Scholar nyní s přístupnými úvodními sekcemi.

Jak aplikovat Demingův cyklus ke zlepšení vašich obchodních procesů

Jak jsme zjistili, Demingův cyklus je čtyřstupňový přístup k neustálému zlepšování. Tato část popisuje každou ze čtyř fází a vysvětluje, jak můžete každou fázi implementovat do svého podnikání, abyste neustále zlepšovali kvalitu a procesy.

Plán

• Pochopte svou definici kvality
• Jak poznáte, že změna znamená zlepšení?
• Dokážete předpovědět své výsledky?

Prvním cílem v rámci Demingova cyklu je plánovat dopředu, abyste pochopili, čeho chcete dosáhnout. Jedná se o praktický i teoretický krok.

Na jedné straně se nezabýváte vědeckými objevy, ale obchodními procesy. Máte tedy jasný záměr něco v rámci podnikání zlepšit, ať už provozní nebo týkající se produktu. Tím se řídí váš konečný cíl v průběhu vyšetřování.

Na druhé straně také testujete své vlastní prediktivní a analytické metody. Do jaké míry můžete diagnostikovat své stávající problémy? Jak dobře dokážete odhadnout své výsledky? Jaké problémy nastanou, na které můžete upozornit předem?

Fáze plánování je jak pokusem o zlepšení vašich výsledků, tak vědeckým zkoumáním vaší vlastní schopnosti porozumět vašemu podnikání.

V této fázi budete chtít otestovat a analyzovat, co je aktuálně s produktem špatně nebo jak jej lze zlepšit. Pokusíte se také porozumět tomu, jaké změny můžete provést, abyste se s těmito problémy vypořádali nebo abyste něco zlepšili. Budete se snažit operativně zmapovat, jak lze toto zlepšení řídit a dosáhnout. Konečně budete doufat, že budete schopni předvídat výsledky vašeho úsilí o zlepšení procesů.

Dělat

• Začněte s testováním v malém měřítku
• Implementujte do svých experimentů iterativní změny za účelem testování proměnných
• Dokumentujte každý krok

Při provádění plánu by Deming nadále opakoval, jak je důležité zůstat věrný vědeckým hodnotám, které jsou základem vyšetřování.

Namísto prostého rozhodování o změně a náhlého přepracování všech operací je životně důležité provádět změny pomalu a opakovaně při testování hypotéz. Použití studií, které lze měřit s kontrolními skupinami, vám pomůže lépe porozumět údajům, které dostáváte, což vám umožní nejen zlepšit váš výstup, ale také přesně porozumět tomu, proč byl váš výstup zlepšen změnami, které jste uzákonili.

Pro Deminga byste měli implementaci provést, jako by to byl vědecký experiment.

Studie

• Shodovaly se vaše výsledky s vašimi odhady?
• V čem se výsledky lišily a proč?
• Jak byste mohli testovat proměnné, které dříve nebyly vzaty v úvahu?

Fáze studie je klíčovým bodem odlišení od cyklu PDCA. Pro Deminga budou v této fázi ukázány výsledky plánování a realizace. Výsledky jsou však větší než jen to, zda se proces zlepšil nebo ne. Výsledky zahrnují, zda se proces zlepšil nebo ne z důvodů, z nichž jste si mysleli, že se zlepší. Také by zahrnovaly, zda jste byli schopni předvídat změněné výsledky předem.

Fáze studia nás pro Deminga učí dělat závěry jako vědec, místo abychom se jednoduše ptali, zda to fungovalo. Otázka pro Deminga není Fungovalo to? ale proč to fungovalo? .

Tento étos můžeme vidět v následujícím citátu z Demingův institut :

Dr. Deming zdůraznil cyklus PDSA, nikoli cyklus PDCA, s důrazem ve třetím kroku na studii (S), nikoli na kontrolu (C). Dr. Deming zjistil, že zaměření na Check je spíše o implementaci změny, s úspěchem nebo neúspěchem. Zaměřoval se na předpovídání výsledků úsilí o zlepšení, studium skutečných výsledků a jejich porovnávání za účelem případné revize teorie. Zdůraznil, že potřeba rozvíjet nové znalosti z učení se vždy řídí teorií. Pro srovnání, kontrolní fáze cyklu PDCA se zaměřuje na úspěch nebo neúspěch plánu, po kterém následují potřebné opravy plánu v případě neúspěchu. .

Akt

• Implementujte doporučené změny
• Sledujte výkon a data v průběhu času
• Poskytněte společnosti veškerou dokumentaci ke zlepšení interní teorie

Fáze zákona je jak poslední fází našeho procesu, tak první fází našeho dalšího cyklu.

V praktické rovině může fáze Act vést k tomu, že praxe jedné z kontrolovaných studií bude implementována napříč obchodními operacemi. Nyní, když jsme se naučili, že výstup lze zvýšit tím, že to uděláte akce x , chceme udělat akce x v každém příslušném oddělení.

Fáze zákona je jak implementace vylepšení do společnosti, tak implementace nových poznatků do naší teorie vlastního podniku. Fáze zákona by se měla pokusit syntetizovat nové informace získané ve fázi studie s naším širším chápáním toho, jak naše podnikání funguje.

Podobně jako výsledky opakovaných experimentů vytvářejí nové poznatky užitečné jak pro podmínky těchto experimentů, tak pro soubor vědeckých poznatků jako celek, tak i vaše výsledky musí být začleněny do nových předpokladů, ze kterých můžete znovu začít cyklus znovu.

( Zdroj )

Nyní jsme pokryli každou ze čtyř fází Demingova cyklu a jsme obeznámeni s konceptem, mohu vám ukázat šablonu řízení změn PDCA, kterou vytvořil tým v Process Street, aby vám pomohla s následujícím:

• Začněte nový projekt zlepšování
• Vyvinout nový nebo vylepšený návrh procesu, produktu nebo služby
• Definujte opakující se pracovní proces
• Plánujte shromažďování a analýzu dat za účelem ověření a stanovení priority problémů nebo hlavních příčin
• Implementujte změny
• Pracovat na neustálém zlepšování

Chcete-li získat tuto šablonu, klikněte na odkaz níže, přidejte ji do svého účtu a postupujte podle pokynů. Pokud ještě nejste uživatelem Process Street, můžete Přihlásit se na bezplatnou zkušební verzi; trvá to 5 sekund.

Kliknutím sem získáte přístup ke kontrolnímu seznamu procesu PDCA Cycle Change Management Model Process

plakát slovo

Důležitý rozdíl mezi PDSA a PDCA

Již jsme se trochu zabývali některými prvky, které oddělují PDSA a PDCA.

Na první pohled se zdá, že rozdílem je zahrnutí fáze studie do fáze kontroly. Vypadá to na malý rozdíl. Pro Deminga je však tento rozdíl mnohem hlubší.

Následuje krátký výtah z vynikající práce s názvem Kruh zpět od Moena a Normana:

17. listopadu 1990 napsal Deming dopis Ronaldu D. Moenovi, aby se vyjádřil k rukopisu Zlepšení kvality prostřednictvím plánovaného experimentování, jehož spoluautory jsou Moen, Thomas R. Nolan a Lloyd P. Provost. Ujistěte se, že tomu říkáte PDSA, ne korupční PDCA, napsal Deming v dopise.

Pro Deminga je PDCA o zpracování vašich procesních experimentů jako o testování hypotéz – fungovalo to, nebo nefungovalo? Byla pravdivá hypotéza nebo alternativa?

Více o testování hypotéz si můžete přečíst v mém nedávném článku: DMAIC: Kompletní průvodce Lean Six Sigma v 5 klíčových krocích

PDCA se v Demingových očích zabývá zlepšováním procesů prostřednictvím redukce defektů; prostřednictvím zaměření na mechaniku samotného procesu.

Deming na tom nevidí nic špatného, ​​když se to používá správně, ale nešidí to s jeho celkovou filozofií o čem zlepšování procesu je. Demingovým cílem bylo reinterpretovat Baconova vědecká metoda pro praktické využití při zlepšování podnikových procesů. V Demingových očích se tato diskuse zařezává do srdce filozofie vědy .

Jeden z velkých úspěchů Baconovy teorie vědecké metody a jeden objasněný do větší hloubky Immanuel Kant , byl způsob, jakým spojil dva konkurenční přístupy k tomu, jak lidé mohou najít pravdu. Tyto dva epistemologické přístupy – zjednodušené – argumentovaly mezi testováním věcí v materiálním světě prostřednictvím pozorování a experimentů a využíváním nástrojů jako logika a matematika k odhalování pravd.

Velký úspěch vědy přišel od filozofů, kteří spojili tyto dva přístupy a vytvořili robustní víceúčelovou metodu zkoumání, která poháněla lidské znalosti a inovace.

Pro Deminga se PDSA snažila vytvořit teorii. Z teorie se můžeme dozvědět více o našich podnicích a o tom, jak existují, a tak je budeme moci vylepšit a přizpůsobit. Provádíme experimenty, abychom otestovali a informovali naši teorii, konstruujeme naše znalosti o naší společnosti způsobem, jakým bychom budovali komplexní vědeckou teorii.

Deming vidí, že PDCA postrádá onu vědeckou přísnost a prvek teorie – vidí, že se příliš zabývá testováním hypotéz a dalšími zjednodušenými prostředky vyšetřování.

Klíčovým problémem zde je kvalitní . Deming docela odsuzuje tvrzení, že za kvalitu odpovídá jednotlivec působící v procesu, místo toho věří, že kvalita leží v rukou prezidenta společnosti. Důvodem je, že Deming prosazuje, aby kvalita byla primárním hybatelem velké teorie podnikání – jak by měl podnik fungovat, fungovat, navrhovat a vyrábět.

Kvalita definovaná jako nulové vady – jak je viděna očima PDCA nebo Six Sigma – jako taková postrádá teorii bytí.

Deming chce posílit důležitost této teorie kvality ve všech fázích procesu.

Když se podíváme na jeho text, Nová ekonomika , vidíme nespočet příkladů, kde to ilustruje:

[O autech] Výkon a styl, ať už tato slova znamenají v myslích zákazníků cokoli, musí vykazovat neustálé známky zlepšování. Nulové vady nestačí.

V další části pojednává o účasti na konferenci a poslechu 10 různých prezentací zpráv od týmů o snižování závad. Popisuje 150členné publikum, které pozorně naslouchá, chce se učit a zlepšovat. Komentuje:

Myslím, že nepochopili, že jejich úsilí může být časem eminentně úspěšné – žádné vady – zatímco jejich společnost upadá .

Deming ilustruje svou teorii kvality tím, že se zabývá komentáři prezidenta společnosti o tom, odkud kvalita pochází a kdo je odpovědný za její zajištění, jak je vidět na tomto obrázku níže:

Jedním ze způsobů, jak přemýšlet o teorii, je hrát na Demingovo zaměření na výrobce automobilů.

Když se podíváme na Ford, který si bezpochyby stále vede obdivuhodně, vidíme společnost s masivním průmyslovým vlivem a neuvěřitelně efektivními výrobními procesy; Ford téměř jistě vyrábí za šest sigmas. Přesto, navzdory tomu všemu, Tesla má vyšší tržní kapitalizaci a v povědomí veřejnosti se jeví jako budoucnost automobilů.

Pouhé snížení defektů v procesech nemusí nutně vést k inovacím, které mění hru.

Myšlenka zachování kvality, ústřední pro metodologii zlepšování procesů, je to, co Deming vidí jako rozdíl mezi svým procesem PDSA a podrobnějším a užším PDCA.

můžete odstranit microsoft edge

Zde jsou další tři šablony Process Street, které můžete použít ke zlepšení kvality neustálým zlepšováním.

Šablona FMEA: Analýza režimu selhání a účinků

Tuto šablonu použijte k identifikaci jednotlivých problémů nebo selhání, ke kterým může dojít v rámci procesu. Poté najděte příčiny těchto problémů a selhání a seřaďte je podle důležitosti. Po stanovení priorit lze tyto problémy řešit a proces optimalizovat.

Klikněte zde pro přístup k FMEA Template: Failure Mode and Effects Analysis!

Šablona analýzy SWOT

Pomocí této šablony můžete analyzovat svou organizaci, projekt nebo proces pomocí čtyř atributů (silné stránky, slabé stránky, příležitosti a hrozby) k určení strategie pro zlepšení nebo optimalizaci. Je to užitečné pro hodnocení rizik a potenciálních odměn a zároveň pochopení nejdůležitějších faktorů, které ovlivňují úspěch (nebo neúspěch) podnikání, projektu nebo procesu.

Kliknutím sem získáte přístup k šabloně analýzy SWOT!

Kontrolní seznam procesu modelu McKinsey 7-S

Pomocí této šablony můžete upozornit na slabé stránky vaší organizace a oblasti, které vyžadují největší zlepšení. Šablona vám doporučuje analyzovat následujících 7 aspektů vaší společnosti a podrobně popsat, jak se jednotlivé aspekty navzájem ovlivňují:

1. Strategie
2. Struktura
3. Systémy
4. Sdílené hodnoty
5. Styl
6. Personál
7. Dovednosti

Kliknutím sem získáte přístup k procesu kontrolního seznamu modelu McKinsey 7-S!

Jak se PDSA používá v lékařské oblasti

( Zdroj )

Jak jsme nastínili v úvodu, PDSA je běžně špatně nebo nesprávně aplikována v lékařské oblasti s BMJ papír s uvedením:

Použití těchto kritérií k posouzení recenzovaných publikací cyklů PDSA ukazuje nekonzistentní přístup k aplikaci a vykazování cyklů PDSA a nedodržování klíčových principů metody. Pouze 2/73 článků prokázalo shodu s kritérii ve všech pěti zásadách .

Dva dokumenty, které prošly testem, pokud si je chcete přečíst, byly:

• Lynch-Jordan AM, Kashikar-Zuck S, Crosby LE a kol. Aplikace metod zlepšování kvality k implementaci systému měření pro postižení související s chronickou bolestí. J Pediatr Psychol 2010;35:32–41. Volný přístup zde .
• Varkey P, Sathananthan A, Scheifer A, et al. Použití technik zlepšování kvality ke zlepšení vzdělávání pacientů a poradenství v oblasti diagnostiky a léčby. Qual Prim Care 2009;17:205–13. Volný přístup zde .

Takže jakých 5 kritérií, o kterých se výzkumníci BMJ rozhodli, že je nutné splnit, aby bylo možné považovat PDSA za správné?

Pojďme to prozkoumat!

Zrcadlení vědecké metody

…formulovat hypotézu, shromažďovat data pro testování této hypotézy, analyzovat a interpretovat výsledky a dělat závěry pro opakování hypotézy .

Nejzákladnějším principem pro výzkumníky je, že studie, které analyzují, jasně sledují základní prvky vědecké metody. Dost jednoduché.

Počínaje testy v malém měřítku

Pragmatické principy cyklů PDSA podporují použití iterativního přístupu v malém měřítku k testovacím intervencím, protože to umožňuje rychlé posouzení a poskytuje flexibilitu pro přizpůsobení změny podle zpětné vazby, aby bylo zajištěno, že budou vyvinuta vhodná řešení pro daný účel. .

Autoři rychle zaznamenávají další výhody testování v malém měřítku, včetně:

• Svoboda pro výzkumníky jednat a učit se
• Minimalizace rizika pro pacienty
• Minimalizace úrovní organizace a požadovaných zdrojů
• Poskytování příležitosti k zapojení zúčastněných stran v rané fázi procesu

Předpovídání vašich výsledků

V souladu s vědeckou experimentální metodou podporuje cyklus PDSA predikci výsledku testu změny…

To vyžaduje důkladnou znalost toho, co chcete dělat a jak to bude fungovat v kontextu složitého scénáře s více proměnnými. Čím silnější je teorie, tím lépe lze tyto proměnné zohlednit. Schopnost předvídat výsledky předem je větší validátor vaší teorie než to, zda experiment fungoval nebo ne.

Měření vašich dat v průběhu času

Vzhledem k tomu, že se pracuje ve složitých prostředích s inherentní variabilitou, měření dat v průběhu času pomáhá pochopit přirozené variace v systému, zvýšit povědomí o dalších faktorech ovlivňujících procesy nebo výsledky a pochopit dopad intervence.

Pokračující testování v průběhu času pomáhá odhalit větší počet proměnných, které mohou mít vliv na výsledky. Deming, v Nová ekonomika , pojednává o návrhu automobilových dveří: hmotnost dveří musí být zdokonalena, ale musí být vystaveny větrným dnům, deštivým dnům a opotřebení, než zjistíte, zda jsou správné.

Dokumentování vašich procesů a zjištění

Stejně jako u všech vědeckých metod je dokumentace každé fáze cyklu PDSA důležitá pro podporu vědecké kvality, místního učení a reflexe a pro zajištění zachycení znalostí pro podporu organizační paměti a přenositelnosti učení do jiných prostředí. .

obálkové tiskárny

Pokud je Demingův přístup o vybudování celkové teorie vašeho podnikání, ze které budete fungovat, pak nemá smysl nezdokumentovat vaše aktivity. Každé zjištění je datovým bodem, nejen to, zda experiment fungoval nebo ne. Bez všech datových bodů nebude teorie, která pohání vaše podnikání kupředu, nejlepší, jaká může být.

Neoptimalizujte proces, ale vylepšujte jej!

( Zdroj )

Zdá se, že Demingův přístup chce, abychom sundali blinkry.

Přestaňte se omezovat pouze na malá vylepšení, abyste odstranili neefektivitu procesů, a začněte přemýšlet ve velkém o tom, jak lze vaše procesy zlepšit, aby se zvýšila kvalita – ať už existuje jakákoli kapacita.

Abychom vám s tím pomohli a definovali proces, který chcete optimalizovat, změřte, jak aktuálně funguje, analyzujte, jak jej lze optimalizovat, rozhodněte se, jak jej zlepšit, implementujte nový proces a vytvořte plán jeho měření a opětovného přezkoumání v v budoucnu můžete pro optimalizaci procesu použít tento proces:

Kliknutím sem získáte přístup k Procesu optimalizace procesu

Během tohoto příspěvku jsem několikrát zmínil Process Street a dal jsem vám pět skvělých šablon metod vylepšení Process Street, které si můžete vzít a použít podle svého, ale možná vás to bude zajímat kdo přesně je Procesní ulice ?

Kdo je Procesní ulice?

Procesní ulice je supervýkonné kontrolní seznamy . Je to nejmodernější software pro řízení podnikových procesů (BPM), který se specializuje na to, aby byla opakující se práce zábavná, rychlá a bezchybná pro týmy kdekoli.

Podívejte se na toto úvodní video nebo si přečtěte tento článek nápovědy a zjistěte trochu více o tom, kdo je Process Street:

Jak vidíte, s Process Street můžete vytvořit proces pro cokoli a všechno; od přijetí nového zaměstnance po napsání vašeho denního seznamu úkolů.

Vyberte si proces, vytvořte šablonu pro vybraný proces nebo použijte jednu z našich mnoha předpřipravených šablon (jako jsou ty, které jsem vám dal v tomto příspěvku), a pokaždé, když budete potřebovat projít tímto procesem, spusťte individuální kontrolní seznam z této šablony. Kontrolní seznamy mohou být jednoduché nebo podrobné, jak chcete.

Vytvářejte intuitivní a užitečné úkoly pomocí těchto funkcí:

• Zastavte úkoly
• Dynamické termíny splatnosti
• Oprávnění k úkolu
• Podmíněná logika
• Schvalovací úkoly
• Vložit widget
• Přiřazení rolí

Nebo se připojte k tisícům aplikací prostřednictvím Zapier , webhooky nebo integrace API pro automatizaci co největší části vašeho procesu a usnadnění života.

Podívejte se na tento webinář, kde najdete další informace o tom, jak skutečně automatizovat své procesy:

Pokud si chcete přečíst o tématu zlepšování procesů, podívejte se na tyto související články

Články související se zlepšováním procesů

• Vylepšení procesů: Vaše konečná sada nástrojů se 17 bezplatnými šablonami
• Zlepšení procesů: Zastavte špatné procesy zabíjející vaši firmu
• Analýza špetky: Tipy pro zlepšení procesu z termodynamiky, automobilů a vaření
• Agilní ISO: Jak spojit shodu s rychlým zlepšováním procesů
• Průvodce zlepšováním procesů
• Vylepšování kreativních pracovních postupů
• 24 nejlepších platforem pro řízení podnikových procesů pro rok 2019
• Základní podnikové procesy a řízení podnikových procesů

Takže, abych uzavřel tento příspěvek; podle Deminga bychom měli používat stejnou úroveň vědecké přísnosti, jakou bychom očekávali od špičkových výzkumníků. Měli bychom budovat na velké teorii kvality v rámci našeho vlastního podnikání a přizpůsobovat každý proces tak, aby sloužil své části při plnění těchto potřeb.

Deming je jedním z praotců procesního řízení a zlepšování kvality, ale jak ukazuje studie BMJ, musíme být v jeho myšlenkách znovu vzdělaní jako vždy.

Použili jste ve svém podnikání PDSA? Četli jste The New Economics? Dejte mi vědět své názory a zkušenosti v komentářích níže!