Co je to pracovní postup? Průvodce pro začátečníky ke správě pracovního postupu

Pokud se podíváte na úvodní stránku Google, co je pracovní postup, prvním výsledkem je doslova definice slovníku.

Sled průmyslových, administrativních nebo jiných procesů, kterými kus práce prochází od zahájení k dokončení.

Pak máte definici Kissflow, která není o nic jasnější:

Posloupnost úloh, které zpracovávají data konkrétní cestou od zahájení až po dokončení.

A pak je tu tato stránka. A jak definujeme pracovní postup?

jak vypnete bing

Pracovní postup je způsob, jak dokončit práci.

Teď se někam dostáváme.

Co je to pracovní postup?

Pracovní postupy jsou série kroků, které je třeba v procesu dokončit.

Představte si to doslova jako práci plynoucí z jedné fáze do druhé, ať už prostřednictvím kolegy, nástroje nebo jiného procesu. Úplný pracovní postup můžete provést sami (jako je psaní, úprava a publikování blogového příspěvku), nebo může zahrnovat více lidí (například fakturaci klientovi).

Proč jsou pracovní postupy důležité?

Pro podniky mohou být pracovní postupy extrémně komplikované.

Zamyslete se nad procesem přijímání zaměstnanců. Několik různých oddělení se musí koordinovat, aby tento proces dokončilo správně. Kromě ztráty vašeho nového talentu může špatná integrace také vést k vážným problémům s dodržováním předpisů.

Právě na této úrovni je třeba je řádně monitorovat, spravovat a optimalizovat, aby bylo zajištěno, že jsou tak efektivní, jak jen mohou být.

Jaký je rozdíl mezi pracovními postupy a procesy?

Pracovní postup a proces často se používají zaměnitelně. Vzhledem k tomu, že často přicházejí jako sladěná sada, je to pochopitelné.

Výše uvedený obrázek uvádí hlavní rozdíly mezi pracovními postupy a procesy, ale hlavní bod je:

A proces je metoda používaná k provést posloupnost činnosti .

A Pracovní postup je nástroj bývalo usnadnit tuto metodu .

Pokud se vrátíme k příkladu nástupu zaměstnance, tento proces zahrnuje všechny různé kroky, které je třeba provést, jako například:

• Vyplněné papíry
• Nastavení pracovní stanice
• Výcvik

Pracovní postup mapuje tyto kroky v jasné struktuře, takže je snadné vizualizovat, co je třeba udělat, v diagramu nebo kontrolním seznamu.

Doporučené postupy pracovního postupu

Chcete-li vytvořit efektivní pracovní postup, musíte si odpovědět na tři důležité otázky:

• Jaké konkrétní práce je třeba udělat?
• Kdo je zodpovědný za jednotlivé práce?
• Kolik času zabere každý úkol?

Odpovědí na tyto otázky a strukturováním odpovědí do grafu nebo procesu získáte pracovní postup.

Měřením práce, kterou je třeba udělat, můžete řídit, jak optimálně je provedena. Jinak nemáte ponětí, co se děje nebo kde je překážka v činnosti vašeho týmu.

Fáze pracovního postupu

Vytvoření pracovního postupu se skládá z 5 fází:

1. Identifikujte úkoly, které je třeba udělat
2. Určete, kdo je za tyto úkoly odpovědný
3. Uspořádejte úkoly do sekvence
4. Otestujte pracovní postup
5. Zkontrolujte a opakujte

Je nezbytné praktikovat neustálé zlepšování, pokud jde o udržování vašich pracovních postupů. Provedením těchto malých úprav během cesty zajistíte, že váš pracovní postup bude zahrnovat pouze ty nejnutnější a nejaktuálnější úkoly – a nebudete muset trávit čas zásadními opravami.

3 základní součásti pracovního postupu

Zatímco počet úkolů v každém pracovním postupu se může lišit od 8 do 80, každý pracovní postup se skládá ze 3 základních komponent:

Spoušť:Událost, která začíná pracovní postup. Může to být akce, rozhodnutí, konkrétní čas nebo reakce na něco.Série úkolů/práce:To zahrnuje všechny úkoly, lidi a výstupy zahrnuté do pracovního postupu.Výsledek:Co pracovní postup produkuje. Výsledek nebo výsledek může být něco hmatatelného, ​​jako je nákup služby, nebo abstraktnější, jako je přístup k určitým informacím.

Série úkolů zabere většinu pracovního postupu, ale spouštěč i výsledky jsou stejně důležité. Pokud nevíte, kde by měl váš proces začít a skončit, váš pracovní postup bude docela k ničemu.

Typy pracovních postupů

Protože je vždy nejlepší dělat věci ve třech, setkáte se se třemi základními typy pracovních postupů:

• Pracovní postupy projektu
• Jednoduché procesní pracovní postupy
• Podmíněný pracovní postup procesu

Analyzovat přesný rozdíl mezi těmito typy může být někdy složité, ale jako u všeho se musíte ujistit, že pro danou práci používáte správný nástroj.

Pracovní postupy projektu jsou nejjednodušším typem. Obecně se jedná o jednorázové pracovní postupy navržené tak, aby udržely projekt na správné cestě, takže dodávky byly včas, odpovědnost byla jasná a váš tým nezaznamenal žádná úzká hrdla.

Možná budete moci znovu použít části pracovního postupu projektu. Obsahový tým například vytvoří více částí obsahu.

Každý z nich je malý projekt. V závislosti na různých faktorech nejsou přesné kroky vždy stejné. Od celkového procesu je Pracovní postup vytváření obsahu však můžeme znovu použít pro věci, jako je výzkum, recenze a žádosti o obrázky.

Dále máte jednoduchý procesní pracovní postup . Tento typ pracovního postupu pokrývá všechny vaše předvídatelné, opakovatelné úkoly. Odeslání faktury nebo schválení volna jsou jednoduché procesní pracovní postupy.

Bez ohledu na to: Nic se nemění. Pracovní postup probíhá ve stejných časech a přesně stejným způsobem pokaždé, když je pracovní postup spuštěn.

Jednoduchý.

Nakonec je tu podmíněný pracovní postup procesu . Tyto pracovní postupy používají formu pokud/pak logiku strukturovat proces.

Je to román pracovních postupů Vyberte si své vlastní dobrodružství: Pokud chcete prozkoumat sklepení, přejděte k úkolu 13. Pokud chcete prozkoumat město, přejděte k úkolu 22.

V Process Street to nazýváme podmíněnou logikou, která vytváří větvené cesty v rámci stejného pracovního postupu. Je to skvělé, protože to znamená, že pro věci jako onboarding nebo pomocné lístky potřebujete pouze jeden pracovní postup pro více situací.

Pracovní postup pro přihlášení klienta mzdových procesorů je dokonalým příkladem toho, co přesně dokáže podmíněná logika:

Jak Zpracovatelé mezd používají podmíněnou logiku Process Street pro přihlášení klienta

Optimalizace pracovního postupu

Nedávno jsem na LinkedIn narazil na příspěvek, který hovořil o obchodních buzzwordech a žargonu. Tato buzzwords byla rozdělena do dvou typů:

• Příliš vágní na to, aby se dal popsat jiným způsobem (přemýšlejte o dynamice a jejích kohortách)
• Tak zřejmé, že je nebylo třeba říkat (inovativní, zaměřené na zákazníka atd.)

Optimalizace je tak trochu jako ta buzzwords. Všichni víme, co ve slovníku znamená optimalizovat. Všichni víme, že je to dobrá věc. Věci jsou vždy lepší, když jsou optimalizovány.

Co ale znamená optimalizace ve vztahu k pracovnímu postupu? Co je optimalizovaný pracovní postup a jak ho získáte?

Neustálé zlepšování

Vytvoření pracovního postupu je pouze prvním krokem. Bez náležité pozornosti mohou pracovní postupy snadno uvíznout v důsledku neefektivity a nadbytečných úkolů.

Zde přichází na řadu neustálé zlepšování. Pravidelnou kontrolou vašich pracovních postupů se můžete ujistit, že zůstanou aktuální a vyhovují vašim potřebám. Poté se můžete rozhodnout, zda potřebujete provést přírůstkové nebo průlomové změny ve svých procesech a v tom, jak běží vaše pracovní postupy.

Postupné změny jsou v podstatě to, co zní: Malé úpravy a vylepšení, které provedete, jakmile na ně narazíte.

Průlomové změny jsou velké změny, které se obvykle provádějí v rámci skupinové kontroly a rozhodovacího procesu. I když se můžete přistihnout, že provádíte postupné změny poměrně často, pokud zjistíte, že provádíte většinou přelomové změny, musíte přehodnotit svůj pracovní postup (a možná i proces).

Six Sigma , DMAIC , lean a kaizen jsou opravdu užitečné nástroje pro implementaci neustálých vylepšení.

Automatizace pracovního postupu

Automatizace je raison d’être pracovního postupu.

Pracovní postupy berou všechny ty divoké, intuitivní procesy a vnášejí do nich řád. To však neznamená, že automatizace je zabudována do pracovního postupu – nebo dokonce, že každý pracovní postup potřebuje automatizaci.

Ještě zmatený?.

Automatizace pracovních postupů určuje, které části procesu lze provést bez velkého – nebo jakéhokoli – lidského zapojení.

Některé příklady věcí, které můžete automatizovat, jsou:

• Odeslání standardizovaného uvítacího e-mailu
• Přenos dat do tabulky
• Přidání události do kalendáře
• Zpracování platby

Všechno jsou to opakující se úkoly, které samy o sobě mohou trvat jen pár minut, ale ty minuty se sčítají.

Navíc tím větší je riziko lidské chyby. Přemýšlejte o tom: Máte před sebou hodiny zadávání dat. Celý den jsem tam jen seděl a dával čísla do sloupců a největší vzrušení bylo, když se Tony ráno objevil s koblihami.

Začínáte s dobrými úmysly, ale v jakém okamžiku přejdete na autopilota? V jakém okamžiku omylem narazíte na nulu navíc a nakonec naúčtujete klientovi 5000 dolarů místo 500 dolarů? Nebo naopak? Oba jsou špatní.

Proto automatizujete.

Jakmile určíte, které úkoly chcete automatizovat, je implementace docela jednoduchá. Pomocí softwaru, jako je Zapier, můžete nastavit integrace pro propojení spouštěče v jedné aplikaci s výsledkem v jiné.

Údaje zadáte jednou. Dostane se na všechna místa, kam má být. Máte naprostou přesnost ve všech kanálech a stojí vás to pouze čas potřebný ke kliknutí na tlačítko.

Výhody pracovního postupu

Pracovní postupy snižují plýtvání. Promarněný čas, promarněné úsilí, promarněné zdroje.

Když si zmapujete své procesy, budete schopni identifikovat, kde máte úzká místa a nadbytečné úkoly. Jakmile budete vědět, kde jsou, můžete je odstranit. Poté se vy a váš tým můžete soustředit na nezbytné úkoly.

Pracovní postupy jsou také skvělé pro komunikaci, odpovědnost a transparentnost. Z pracovního postupu by mělo být jasné, kdo je odpovědný za co a kdy by měl být výstup dokončen. Nemusíte mikromanažovat svůj tým. Váš tým nemusí být mikrořízen. Všichni jsou šťastnější.

Protože každý aspekt procesu je zdokumentován v pracovním postupu, každý v týmu má informace, které potřebuje, když je potřebuje. Omezení chybné komunikace zvyšuje produktivitu – a váš tým bude mnohem méně frustrovaný svými úkoly a navzájem.

Výzvy pracovního postupu

Pracovní postupy vyžadují neustálou pozornost. Nemůžete jej jednoduše postavit a očekávat, že bude perfektně fungovat navždy. Musíte to udržovat.

Údržba pracovního postupu může být časově náročná a komplikovaná – zvláště pokud jste nepraktikovali své zásady neustálého zlepšování.

Ale neprovádění pravidelné údržby způsobuje vážné problémy:

• Nepřesné odhady času/nákladů
• Chyby v nesprávné komunikaci
• Přeskakování nebo zapomínání důležitých kroků
• Schválení byla použita bez testování – nebo nebyla použita v případě potřeby
• Nákladná úzká místa

Představte si pracovní postup jako auto. Auta jsou opravdu užitečná a výkonná. Obvykle můžete stihnout více za kratší dobu jízdou autem než chůzí.

balíčky spektrálních kabelů

Navíc nemusíte nosit všechno.

Ale auta potřebují kontroly. Některé jsou malé – nové pneumatiky, výměna oleje, emisní testy a tak dále. Někdy musíte investovat trochu více – například nový startér nebo řemen ventilátoru. Samy o sobě tyto věci nejsou ve skutečnosti velký problém.

Pokud jste někdy vydrželi příliš dlouho bez výměny oleje, přesně víte, jak důležitá může být pravidelná údržba.

Workflow softwarové nástroje a prodejci

Pokud používáte workflow Google (což jste samozřejmě udělali), uvidíte přesně, kolik typů softwaru pro workflow existuje. Když s pracovními postupy teprve začínáte – což jste – je těžké určit, který z nich nabízí přesně to, co potřebujete za nejlepší hodnotu.

Zde je několik našich oblíbených nástrojů pro vytváření pracovních postupů:

Vzduchovatelný tak zůstaneme organizovaní. S Vzduchovatelný můžete nastavit personalizované pohledy, vlastní kanbanové nástěnky a automatizovat vše od vytvoření záznamu až po odeslání e-mailu.

dívám se je dokonalým nástrojem pro nastínění vašeho pracovního postupu. dívám se funguje jako tabule pro spolupráci, kde může celý váš tým – ať už na dálku nebo osobně – spolupracovat na vybudování toho, co potřebujete.

Slack je univerzální centrum pro zasílání zpráv pro téměř každý tým. A proč ne? Slack integruje se téměř se všemi aplikacemi, se kterými pracujete. Můžete skákat do pokecu, nahrávat videa a sdílet soubory s každým ve vašem týmu – nebo jen s jedním. A jsou tu GIFy. Kdo by nemiloval dobrý GIF?

Procesní ulice. Věděl jsi, že to přijde, že? Pracovní postupy Process Street jsou ústředním jádrem všeho, co děláme. Požadavky PTO, onboarding, help desk, vytvoření této stránky… Vše se děje pomocí pracovního postupu. A – buď prostřednictvím Zapieru nebo našich automatizací první strany – všechny tyto pracovní postupy lze propojit se Slack, Airtable a zbytkem naší softwarové sady.

Jak vypadá pracovní postup?

Toto je nástin procesu:

Konkrétně se jedná o nástin našeho procesu tvorby obsahu. Pracovní postup pro tento proces má mnoho, mnohem více kroků, řadu podmíněných cest a spoustu automatizace.

Ale tady to začalo. Osm kroků, jak se dostat od začátku zadání k publikaci.

Pokud byste požádali někoho z obsahového týmu, aby popsal tento proces, vsadím se, že by to nebylo tak stručné nebo tak konkrétní. Některé kroky by byly upřesněny, některé by byly přeskočeny a samotný popis by byl pravděpodobně dost nelineární.

Tak prostě funguje lidský mozek. Proto je důležité nastínit váš proces před vytvořením pracovního postupu.

Nyní se každý z těchto osmi kroků stává částí v rámci pracovního postupu. Poté každý krok rozložíme na jednotlivé úkoly.

Například v prvním kroku Writer obdrží zadání, úkoly pracovního postupu vypadají asi takto:

1. Téma je vybráno (Airtable záznam vygenerovaný přes Slack)
2. Nastaveno datum splatnosti (přidáno do kalendáře prostřednictvím pracovního postupu Process Street)
3. Nastaveno datum zveřejnění (přidáno do kalendáře prostřednictvím pracovního postupu)
4. Editor je přiřazen (záznam Airtable aktualizován prostřednictvím pracovního postupu)
5. Je přidělen návrhářský tým (záznam Airtable generovaný prostřednictvím Airtable)
6. Writer obdrží úkol (oznámení přijaté přes Slack a Process Street)

Těchto šest úkolů je rozděleno do jedné akce. To zjednodušuje proces a zajišťuje, že nic nezůstane opomenuto. Bez těchto automatizací by bylo velmi snadné náhodně nastavit datum splatnosti, ale ne datum zveřejnění.

Pokud by tato data byla ručně zadávána všem, každý člen týmu by mohl skončit s prací na různých termínech – což by mohlo způsobit velká úzká hrdla.

Jak ze svých pracovních postupů vytěžit maximum

Pamatujte, že pracovní postup je nástroj. Je to užitečný a všestranný nástroj, ale neumí všechno.

Při vytváření pracovního postupu musíte jasně porozumět procesu, na kterém pracujete, a výsledku, kterého chcete dosáhnout. Identifikujte, které úkoly lze automatizovat a které vyžadují více praktický přístup.

Hlavně na tom dál pracuj. Dobrý pracovní postup se neustále mění, protože váš proces – a vaše potřeby – se budou neustále měnit. Pokud se něco ve vašem pracovním postupu stalo nadbytečným nebo irelevantním, zbavte se toho. Pokud do procesu přidáte nový krok, nezapomeňte jej přidat také do svého pracovního postupu.

Dobrý pracovní postup by měl práci usnadňovat, ne komplikovat.