Podnik může fungovat naplno pouze se správným řízením procesů. Jaká je ale skutečná definice procesního řízení?
Vzhledem k tomu, že mnoho podniků během pandemie v roce 2020 přešlo na práci na dálku, mnoho řízení procesů se také stalo digitálním. Zatímco zaměstnanci se nakonec vrátili do svých kanceláří, procesní management našel nový domov v cloudu.
S touto náhlou změnou a zájmem o zdokonalení procesního řízení stojí za to se hluboce ponořit do toho, co procesní řízení vlastně je. A jako společnost, která, upřímně řečeno, z tohoto posunu těžila, máme k této věci hodně co říct.
V tomto článku definujeme procesní řízení, pohovoříme si o jeho výhodách a výzvách a poradíme, jak jej implementovat do vašeho podnikání.
Na konci vám dokonce přidáme bezplatnou šablonu, která vám pomůže začít.
Definice procesního řízení
Dobře, takže co je vlastně řízení procesů?
Procesní řízení – neboli business process management (BPM) – je technika používaná organizacemi k analýze, optimalizaci, monitorování a řízení různých obchodních procesů.
odstranit dokument aplikace Word
S BPM jsou společnosti schopny:
- Automatizujte opakující se procesy, takže vždy běží hladce
- Analyzujte minulé procesy a zjistěte, co proběhlo správně a co ne
- Sledujte metriky napříč různými procesy
- Proveďte analýzu rizik ke zmírnění budoucích rizik
- Změřte účinnost pomocí předchozích údajů
Proč se zabývat řízením procesů?
BPM je něco, co potřebuje každá organizace, protože vám pomůže lépe porozumět vašemu podnikání.
Pomocí BPM můžete analyzovat všechny své obchodní procesy, abyste našli neefektivitu a přišli s řešeními, jak je opravit a optimalizovat. Díky tomu jsou každodenní operace mnohem plynulejší a zlepšuje se řízení zdrojů.
Ale to jsou jen malé výhody.
Další výhody tohoto postupu jsou obrovské. Nejen, že vaší organizaci šetří čas a peníze, ale také umožňuje vaší firmě mnohem rychleji reagovat na požadavky zákazníků a trhu.
Výhody jasně definovaného procesního řízení
Pochopení definice BPM znamená, že jej můžete lépe odlišit od programového a projektového řízení. Znát rozdíl mezi těmito třemi typy procesů znamená, že je budete moci všechny efektivně používat.
vytvoření šablony hlavičkového papíru ve wordu
U BPM je důležité si uvědomit, že se jedná o opakující se procesy ve vaší organizaci. Jedná se obecně o probíhající procesy v rámci podniku a nemají konkrétní konec, jako je nástup zaměstnanců. To je jeho největší rozlišovací faktor.
Projektové řízení je dodávka konkrétního produktu nebo služby. Má to jasný začátek a konec. Projekty jsou obecně jednorázové věci, které se neopakují, a tým může pracovat pouze na jednom najednou.
Správa programů je někde mezi těmi dvěma. Zabývá se řízením vzájemných závislostí mezi různými projekty. Stejně jako BPM, správa programu obecně probíhá, ale na rozdíl od BPM se nezabývá procesy souvisejícími s podnikáním jako celkem.
Výhody použití procesního řízení
Řízení procesů je kritickým aspektem jakékoli obchodní operace, jehož cílem je zlepšit efektivitu, snížit náklady a zvýšit celkový výkon. Zde jsou některé klíčové výhody využití procesního řízení:
Zvýšená účinnost
Implementace řízení procesů umožňuje organizacím zefektivnit jejich provoz, eliminovat nadbytečné úkoly a zvýšit produktivitu. S jasně definovanými procesy mohou zaměstnanci pracovat efektivněji, což vede k úspoře času a nákladů.
Neustálé zlepšování
Pomocí procesního řízení mohou podniky nepřetržitě monitorovat a vyhodnocovat své procesy a identifikovat oblasti zlepšení. To jim umožňuje provádět potřebné úpravy, optimalizovat pracovní postupy a průběžně zvyšovat výkon.
Vylepšený zákaznický servis
Se zlepšenou efektivitou a zjednodušenými procesy mohou organizace poskytovat lepší služby zákazníkům. Procesy, jako je plnění objednávek, řešení stížností a registrace zákazníků, mohou být standardizovány a prováděny konzistentně, což vede ke zlepšení doby odezvy a spokojenosti zákazníků.
Úspora nákladů
Řízení procesů pomáhá identifikovat úzká místa, nadbytečnost a neefektivitu, což podnikům umožňuje optimalizovat alokaci zdrojů a snižovat náklady. Odstraněním zbytečných kroků a automatizací manuálních procesů mohou organizace dosáhnout významných úspor nákladů.
Vylepšené rozhodování
Řízení procesů poskytuje podnikům data v reálném čase a náhledy na jejich provoz. To jim umožňuje činit informovaná rozhodnutí na základě přesných informací, což vede k lepším obchodním výsledkům a dosahování strategických cílů.
Typy procesního řízení
Procesní řízení vám může hodně pomoci dosáhnout vašich obchodních cílů, ale musíte se seznámit s různými typy, abyste věděli, který je pro vás nejlepší.
Řízení obchodních procesů
Tento typ řízení procesů se zaměřuje na zlepšování obchodních procesů a pracovních postupů napříč různými odděleními nebo funkcemi v rámci organizace. Jeho cílem je optimalizovat procesy, zvýšit efektivitu a sladit je se strategickými cíli. Software pro řízení podnikových procesů je skvělý způsob, jak vám pomoci nastavit systém řízení procesů.
Projektový management
Řízení projektu zahrnuje plánování, provádění a monitorování konkrétního projektu za účelem dosažení konkrétních cílů v definovaném časovém rámci. Zajišťuje, že projekty jsou dodávány včas, v rámci rozpočtu a splňují požadované standardy kvality.
Řízení pracovního toku
Workflow management se zaměřuje na koordinaci a optimalizaci úkolů, činností a schvalování v rámci definovaného procesu. Zajišťuje efektivní směrování práce, dodržování termínů a dokončení všech nezbytných kroků.
Řízení programu
Řízení programu zahrnuje řízení více souvisejících projektů jako koordinované úsilí o dosažení organizačních cílů. Zahrnuje dohled nad plánováním, prováděním a monitorováním více projektů a zajištění jejich souladu se strategickými cíli.
Robotická automatizace procesů (RPA)
RPA zahrnuje použití softwarových robotů nebo botů k automatizaci opakujících se úloh založených na pravidlech. Jeho cílem je zlepšit efektivitu, přesnost a rychlost omezením ručních zásahů a minimalizací chyb.
Jak vzdělávat svůj tým o definici procesního řízení
Členové týmu jsou náchylnější ke změnám, než jim mnozí manažeři obvykle připisují. Příliš často se však BPM setkává s určitým přístupem. Změn je velmi málo.
Pokud jde o vzdělávání vašeho týmu o definici procesního řízení, váš přístup je důležitější než to, jak definici formulujete. Zeptejte se sami sebe na toto:
- Proč chci, aby můj tým znal definici procesního řízení?
- Jaký prospěch bude mít tým ze znalosti definice?
- Co očekávám od týmu poté, co probereme BPM?
- Chci nápady svého týmu, nebo jen chci, aby věděli, co je BPM obecně?
Pokud jen chcete, aby váš tým věděl, co je BPM, pak váš přístup pravděpodobně není ten správný.
Členové vašeho týmu jsou ti, kteří každý den pracují se zavedenými procesy a pravděpodobně již vědí, co by se dalo zlepšit. Když svému týmu představíte procesní řízení, měl by to být způsob, jak otevřít tuto linii komunikace se svým týmem.
Od této chvíle by měli být ochotni za vámi přijít se svými nápady na zlepšení procesů. Jejich nápadům je třeba vždy naslouchat.
Definovány modely řízení podnikových procesů
Modelování řízení obchodních procesů je akt reprezentace procesů organizace, aby mohly být analyzovány, vylepšovány a potenciálně automatizovány.
Celá myšlenka BPM modelů je mít fyzickou reprezentaci procesu položenou způsobem, který dává smysl každému, kdo se na něj dívá, ať už jde o inženýry nebo zainteresované strany. Berte to jako myšlenkovou mapu.
Příklady modelů procesního řízení
Je na vás, jak budete modelovat své obchodní procesy, ale existuje několik dobře zavedených modelů, které vám pomohou začít.
ahoj znamení
Vývojové diagramy
Pravděpodobně nejznámější modely, vývojové diagramy jsou jednoduché a snadno vyrobitelné. Pouhým použitím různých tvarů spojených šipkami můžete snadno demonstrovat, jak se určité části procesu vlévají do jiné.
Ty obecně fungují nejlépe pro jednoduché procesy nebo pro zjednodušení složitějších procesů.
Zápis modelování obchodních procesů
Business Process Modeling Notion (BPMN) mapuje obchodní procesy pomocí grafického zápisu. Cílem BPMN, vytvořeného Object Management Group (OMG), je učinit i ty nejsložitější podnikové procesy srozumitelnými všem v týmu, od softwarových vývojářů po obchodní analytiky.
Můžete se skutečně naučit, jak vytvořit BPMN zdarma na Web společnosti OMG pokud je to model, se kterým chcete jít.
Ganttovy diagramy
Ganttovy diagramy byly vytvořeny americkým strojním inženýrem Henrym Ganttem a existují již více než 100 let. Tyto grafy se nejlépe používají pro procesy, které jsou citlivé na čas, protože používají pruhy ke sledování termínů určitých úkolů nebo projektů.
Ganttovy diagramy jsou sekvenční a velmi snadno pochopitelné. Existuje dobrý důvod, proč se dnes stále běžně používají.
Diagramy toku dat
Diagramy toku dat (DFD) umožňují vizualizovat datové toky. DFD fungují jako vývojové diagramy, ale obecně mají mnohem větší klíč, který pomáhá udržovat různé tvary a barvy jasné a organizované.
Ty pomáhají, abyste viděli, jak data proudí v rámci procesu a také mezi procesy. Obecně jsou lepší pro váš tým a ne pro zúčastněné strany, protože mohou být trochu spletité v závislosti na tom, kolik dat je zastoupeno.
jak vložit ohraničení do wordu
Zavedení systému řízení procesů
Zavedení systému řízení procesů, a to i pro jednotlivé procesy, nemusí být složité. Postupujte podle těchto kroků:
Jasně definovat cíle a cíle
To poskytne základ pro identifikaci kritických procesů, které je třeba řídit a zlepšovat. Zajištěním souladu mezi systémem řízení procesů a celkovou obchodní strategií mohou organizace upřednostňovat své úsilí a činit lepší rozhodnutí týkající se optimalizace procesů.
Zmapujte stávající procesy
To zahrnuje dokumentaci kroků, vstupů, výstupů a zainteresovaných stran zapojených do každého procesu. Cvičení mapování procesů poskytuje vizuální reprezentaci posloupnosti činností a pomáhá identifikovat potenciální úzká místa, neefektivitu a redundanci v procesech.
Identifikujte příležitosti ke zlepšení
To se provádí hodnocením účinnosti, efektivity a výkonu každého procesu. Pro měření úspěšnosti procesů a sledování pokroku směrem k cílům zlepšování lze definovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI).
Optimalizujte procesy
Zlepšení procesu lze dosáhnout různými přístupy, jako jsou:
- Eliminace zbytečných kroků
- Automatizace manuálních úkolů
- Předefinování rolí a odpovědností
- Implementace osvědčených postupů z průmyslových standardů
Neustálým monitorováním a analýzou procesů mohou organizace identifikovat oblasti optimalizace a implementovat změny pro zvýšení efektivity.
Výzvy s implementací nového systému řízení procesů
Implementace nového systému řízení procesů může přijít s poměrně velkým množstvím výzev. Zde jsou některé běžné překážky, se kterými se mohou organizace během tohoto procesu setkat:
Odolnost vůči změně
Implementace nového systému řízení procesů často vyžaduje změnu myšlení a změny zavedených pracovních postupů. Odpor vůči změnám může vycházet ze strany zaměstnanců, kteří jsou zvyklí na stávající procesy a mohou váhat s přijetím nových způsobů práce.
Nedostatek buy-inu
Úspěšná implementace systému procesního řízení závisí na podpoře a akvizici od klíčových zainteresovaných stran. Pokud osoby s rozhodovací pravomocí a lídři plně nerozumí výhodám nebo nevidí hodnotu systému, může být náročné získat potřebnou podporu a zdroje.
věrnost auto investovat
Omezené zdroje
Implementace nového systému vyžaduje investice do technologie, školení a zdrojů. Omezené rozpočty nebo omezené zdroje mohou představovat problémy, pokud jde o pořízení nezbytných nástrojů a přidělování správných lidí, kteří budou řídit proces implementace.
Správa dat
Implementace systému řízení procesů často zahrnuje sběr a analýzu velkého množství dat. Efektivní správa a organizace těchto dat může být problém, zvláště pokud organizace nemají zavedené efektivní procesy správy dat.
Integrace se stávajícími systémy
Organizace již mohou mít zavedené systémy a nástroje a integrace nového systému řízení procesů s těmito stávajícími systémy může být složitým úkolem. Zajištění bezproblémové integrace a hladkého toku dat mezi různými systémy může představovat problémy.
Šablony řízení procesů
Podívejte se na náš blogový příspěvek o základních procesech pro HR týmy. Někdy je lepší nejprve implementovat BPM do HR týmů a tento příspěvek obsahuje 60 bezplatných šablon, které si váš tým může vyzkoušet.
Pokud se těžko rozhodujete, který z nich vyzkoušet jako první, doporučuji tento:
Zobrazit pracovní postup Nová šablona procesu náboru zaměstnanců Kliknutím sem přidáte tento pracovní postup do svého bezplatný účet Process Street .Jak optimalizovat systém řízení procesů
Optimalizace vašeho systému řízení procesů spočívá především v zavedení systému neustálého zlepšování.
Neustálé zlepšování znamená nikdy se neusadit. Neexistuje žádné Toto funguje skvěle, nechme to tak, jak je, ale spíše postoj: Toto funguje skvěle, ale existuje způsob, jak to ještě zlepšit?
Máme celý blogový příspěvek plný rad, jak používat neustálé zlepšování pro optimalizaci procesů pokud se chcete dozvědět více.
