Jak vytvořit pracovní postup na SharePointu

Přehled pracovního postupu SharePoint

Pracovní postup SharePointu může zjednodušit obchodní procesy pomocí automatizace. Pomáhá sledovat postupy, řídit zdroje a přenášet znalosti. K dispozici jsou předem vytvořené pracovní postupy, jako jsou schvalovací procesy a správa požadavků. Ale přizpůsobení pracovních postupů pomocí Power Automate může organizacím pomoci získat z toho ještě více.

Vytvoření pracovního postupu v SharePointu:

1. Přejděte na web, na který chcete přidat pracovní postup.
2. Přejděte na stránku nastavení webu.
3. Vyberte „funkce webu“ z nabídky „akce webu“.
4. Klikněte na „Vytvořit pracovní postup v návrháři SharePointu“.

SharePoint Designer umožňuje vizuálně přizpůsobit aspekty pracovního postupu. Sledujte podmínky, které zahajují pracovní postup, a přidělujte úkoly odpovědným jednotlivcům. Chcete-li z automatizace vytěžit maximum, použijte ke zjednodušení procesů šablony Power Automate.

Usnadněte si pracovní postup pomocí těchto tipů pro nastavení SharePointu!

Nastavení pracovního postupu v SharePointu

Chcete-li v SharePointu nastavit pracovní postup s definovanými cíli a identifikovaným procesem a účastníky, musíte postupovat podle správných kroků. V této části stručně probereme dílčí sekce definování cílů pracovního postupu, identifikace procesu a účastníků, navrhování kroků a akcí pracovního postupu a vytváření šablon pracovního postupu. Tyto kroky poskytnou komplexní řešení pro vytvoření pracovního postupu v SharePointu.

Definování cílů pro pracovní postup

Pro zajištění úspěchu v SharePoint , cíle musí být jasně definovány. Cíle by měly být realistické a zaměřovat se na potřeby organizace. Zapojte koncové uživatele včas do definování KPI nebo jiných měřítek úspěchu. Dodatečně, bezpečnost a zabezpečení je třeba vzít v úvahu.

Profesionální tip: Zajistěte, aby se všechny zúčastněné strany zapojily do stanovení cílů, abyste získali buy-in a udrželi všechny na správné cestě. Okořeňte workflow detektivní prací SharePoint !

Identifikace procesu a účastníků

Identifikujte proces a účastníky, aby váš pracovní postup fungoval na SharePointu hladce. Určete požadované kroky a kdo bude součástí každé fáze. Dobrá komunikace se všemi zúčastněnými zlepší proces, sníží chyby a vytvoří odpovědnost.

Klíčové kroky, jak toho dosáhnout:

1. Přidělte si role a odpovědnosti.
2. Zapojte zúčastněné strany, aby každý znal své úkoly a mohl přispět.
3. Nastavte rámec pro sledování milníků a měření pokroku.

Pracovní postup pravidelně kontrolujte. Ověřte proces a hledejte příležitosti ke zlepšení. Kontroly nadřízených ukazují transparentnost mezi zaměstnanci.

Pro úspěch:

• Identifikovat proces a účastníci
• Přidělte role a odpovědnosti
• Sledujte milníky a zapojit zúčastněné strany do vytváření a kontroly procesů

Získejte dokonalý sled akcí pomocí podrobného průvodce.

Navrhování kroků a akcí pracovního postupu

Při navrhování pracovního postupu definovat cíl a určit požadovaný výsledek . Poté určete jednotlivé úkoly a kdo za ně bude odpovídat. Popište schválení, recenze a oznámení v každém kroku. Vytvořte a otestujte pracovní postup .

Mějte to na paměti zdroje, časové osy a rizika vše ovlivňuje design. Pomohli jsme klientovi s neefektivními manuálními procesy v jeho účetním oddělení vytvořením pracovních postupů šitých na míru jeho potřebám. To ušetřilo čas a peníze se zvýšenou přesností v každé fázi – výsledkem jsou tisíce ušetřených dolarů ročně! Pojďme tedy k organizaci – je čas stát se průvodcem pracovních postupů!

Vytváření šablon pracovního postupu

Vytváření šablon pracovních postupů je nutností pro každého správce SharePointu. Automatizuje procesy, šetří čas a zvyšuje efektivitu. Zde je postup:

microsoft excel pro mac

1. Přejděte na Akce webu > Nastavení webu > Šablony webu.
2. Klikněte na Vytvořit z existující šablony webu a vyberte Proces pracovního postupu.
3. Vyplňte podrobnosti, jako je název, popis a název skupiny. Poté klikněte na OK.
4. Přizpůsobte šablonu přidáním podmínek nebo akcí.
5. Publikujte šablonu a použijte ji na více webech.

Mějte na paměti, že vytvoření šablony pracovního postupu vyžaduje technické znalosti SharePoint Designer nebo Visual Studio . Existuje však mnoho online zdrojů s podrobnými pokyny.

SharePoint má také skvělou funkci, kde mohou uživatelé sledovat změny dokumentu . Když je nová verze souboru uložena ve schválené knihovně nebo seznamu, a E-mailové upozornění na aktualizaci šablony pracovního postupu je odeslána vybraným uživatelům.

V roce 2013 společnost Microsoft ještě více usnadnila implementaci automatizovaných procesů Opakovaně použitelné pracovní postupy . Díky tomu je vytváření šablon pracovních postupů škálovatelnější a snižuje se počet úkolů pro správce.

Spuštění pracovního postupu na SharePointu je jako spouštění automatizovaných úloh s dobře promazaným strojem!

Spuštění pracovního postupu v SharePointu

Chcete-li zahájit pracovní postup na SharePointu s podsekcemi spouštění, sledování a sledování průběhu a zpracování výjimek a chyb, postupujte takto. Nejprve spusťte pracovní postup pomocí možností nabídky SharePoint. Po spuštění sledujte pokrok pomocí funkce sledování a sledování. Nakonec buďte připraveni zvládnout jakékoli výjimky nebo chyby, které mohou během procesu nastat.

Spuštění pracovního postupu

Spuštění pracovního postupu v SharePointu je snadný způsob, jak automatizovat únavné úkoly! Zde je 5 jednoduchých kroků, jak začít:

1. Otevřete web SharePoint, kde by měl být Workflow spuštěn
2. Přejděte do seznamu nebo knihovny obsahující dokumenty, se kterými se má pracovat
3. Klikněte na „Pracovní postup“ z nabídky pásu karet a poté na „Přidat pracovní postup“
4. Vyberte šablonu, upravte ji a nakonfigurujte ji tak, aby vyhovovala vašim potřebám
5. Zkontrolujte nastavení a po dokončení klikněte na „Dokončit“.

SharePoint vyniká svou schopností přizpůsobit pracovní postupy tak, aby vyhovovaly jedinečným obchodním požadavkům! Netechnickí uživatelé mohou navíc snadno spustit Workflows s uživatelsky příjemnými funkcemi.

Zavedení pracovních postupů do SharePointu má revoluci ve fungování podniků . Tato integrace má zmocnil organizace k převzetí kontroly jejich procesů, což vede k lepší produktivitě a vyšším ziskům. Automatizace úkolů také umožňuje zaměstnancům soustředit se na hlavní obchodní funkce, což vede k lepším výsledkům. Ignorování postupu v pracovním postupu je jako jízda se zavázanýma očima – je to recept na katastrofu!

Monitorování a sledování průběhu pracovního postupu

Je nezbytné pečlivě sledovat pracovní postup SharePointu abyste se ujistili, že vše běží hladce. Nenechte úkoly nebo termíny uniknout a zpomalit proces. Vyzkoušejte tyto tipy pro sledování a sledování průběhu pracovního postupu:

1. Získejte e-mailová upozornění, když jsou úkoly zadány nebo dokončeny.
2. Podívejte se na seznam úkolů Workflow pro přiřazené úkoly a jejich stavy.
3. Přizpůsobte zobrazení na SharePointu a sledujte úkoly pomocí filtrů.
4. Vytvořte řídicí panel s KPI, jako je míra dokončení, míra prodlení atd.
5. Exportujte data ze seznamů SharePoint do CSV pro další analýzu.

Kromě toho se podívejte na historii pracovních postupů, abyste pochopili, jak každý přesun ovlivňuje proces. Díky monitorování v reálném čase můžete rychle odhalit problémy nebo zátarasy. Při spouštění nového pracovního postupu na SharePointu mějte na paměti tyto tipy.

Bylo hlášeno, že Microsoft SharePoint používá většina podniků v Americe . Problémy s pracovním postupem mohou být překážkou – ale můžete je překonat správným zacházením!

Zpracování výjimek a chyb pracovního postupu

Pokud dojde k výjimkám a chybám pracovního postupu, jsou rychlé a strategické metody nezbytné pro efektivitu procesu. Tady je Průvodce v 6 krocích pro jejich správu :

1. Prozkoumejte zprávy o stavu pracovního postupu a identifikujte zdroj problému.
2. Pokud je třeba provést požadované změny, pracovní postup pozastavte.
3. Upravte pracovní postup, abyste opravili případné problémy.
4. Restartujte upravený pracovní postup, abyste zjistili, zda běží hladce.
5. Zkontrolujte nově vygenerované protokoly, pokud stále existují nějaké problémy.
6. Pokud nic jiného nefunguje, vyhledejte pomoc od týmu podpory IT nebo zvažte návrat k dřívější verzi pracovního postupu.

I několik málo výjimek nebo chyb se může časem nashromáždit a způsobit zpoždění. Klíčem k jejich omezení je tedy podrobné pochopení každého problému.

Týmy Microsoftu se před několika lety potýkaly s problémy ve svých pracovních postupech. Časem identifikovali jako zdroj vlákna mimo pořadí. Použili techniky podobné výše uvedeným a problém vyřešili. Pochopením těchto problémů a rychlým jednáním můžeme ušetřit čas a zajistit lepší přesnost.

Jste připraveni přizpůsobit pracovní postupy SharePointu? Oblečte si svůj oblek a pusťte se do práce!

Přizpůsobení pracovních postupů v SharePointu

Chcete-li snadno přizpůsobit pracovní postupy v SharePointu, řešením pro vás je použití vizuálního návrháře, rozšíření pracovních postupů pomocí SharePoint Designer a integrace pracovních postupů s aplikacemi třetích stran. Tyto podsekce vám pomohou s přizpůsobením pracovního postupu a dají vám možnost rozšířit pracovní postupy a propojit je s dalšími aplikacemi pro lepší efektivitu bez jakýchkoli potíží.

Použití Visual Designer pro přizpůsobení pracovního postupu

Visual Designer v SharePointu umožňuje přizpůsobit pracovní postupy pro automatizaci obchodních procesů. To nabízí funkce drag and drop přidat akce, podmínky a smyčky. Standardní pracovní postupy si můžete přizpůsobit nebo si vytvořit zcela vlastní.

Přizpůsobení umožňuje podnikům vyhovět jejich jedinečným potřebám. Můžete vytvořit vlastní formulář úkolu pomocí InfoPath nebo formuláře HTML , což poskytuje větší kontrolu nad uživatelským vstupem. Plus, e-mailová upozornění lze nastavit pro dokončení procesu.

Microsoft také umožňuje integraci služeb třetích stran jako např Dropbox nebo CRM systémy jako Salesforce prostřednictvím vlastních akcí. SharePoint REST API poskytuje možnost navrhovat vlastní akce získat data z externích zdrojů.

Profesionální tip: Přizpůsobení pracovních postupů je klíčem ke splnění vašich obchodních potřeb a zvýšení produktivity automatizací opakujících se úloh. Ujistěte se, že otestujete své pracovní postupy během fází vývoje, abyste se vyhnuli jakýmkoli chybám v produkčním prostředí.

Nasaďte si plášť a odemkněte superschopnost SharePoint Designer „Je to váš cíl, jak posouvat pracovní postupy na další úroveň.

Rozšíření pracovních postupů pomocí SharePoint Designeru

Přizpůsobení pracovních postupů v SharePointu? Snadno hotovo SharePoint Designer ! Tento nástroj rozšiřuje předpřipravené pracovní postupy a umožňuje vám vytvářet vlastní procesy, které odpovídají vašemu podnikání. Chcete-li upravit stávající pracovní postupy, stačí otevřít program a vybrat ten, který chcete změnit. K přidání a odebrání fází použijte vizuální nástroje pro přetažení nebo zobrazení kódu. Přidejte také akce, jako jsou e-maily nebo úkoly, a podmínky, které vyžadují vstup uživatele nebo určité výsledky.

Navíc se službou SharePoint Designer můžete vytvářet vlastní pracovní postupy od začátku. Obsahuje šablony pro běžné obchodní procesy, jako je schvalování dokumentů nebo výkazy výdajů. Přizpůsobte si tyto šablony tak, aby vyhovovaly vašim obchodním potřebám, a budou automaticky generovat e-maily a přiřazení úkolů z uživatelských vstupů.

Profesionální tip: Další tipy a podporu při přizpůsobení pracovních postupů najdete v online výukových programech a komunitách věnovaných SharePoint Designeru. Kdo potřebuje přátele, když můžete své pracovní postupy integrovat s aplikacemi třetích stran?!

Integrace pracovních postupů s aplikacemi třetích stran

Kromě standardních konektorů existují aplikace které poskytují zdarma nebo placené „pracovní postupy“ k rozšíření a automatizaci procesu. Například, Konektor DocuSign lze použít k automatickému směrování smluv k podpisu mezi různými lidmi pomocí knihoven a seznamů SharePointu.

Výběr aplikace třetí strany pro integraci? Co je třeba zvážit: škálovatelnost, nákladová efektivita a snadné použití. Raději jeden s aktivní ekosystém a pravidelné aktualizace .

excel přidat pracovní dny k datu

Navrhování a správa pracovních postupů? Je to jako pasoucích koček . Až na to, že kočky jsou ve skutečnosti spolupracovníci s různými názory.

Nejlepší postupy pro návrh a správu pracovních postupů

Chcete-li zajistit flexibilitu a škálovatelnost, implementujte zabezpečení a oprávnění a udržujte výkon a optimalizaci pracovního postupu při vytváření pracovního postupu v SharePointu. Toto jsou některé důležité úvahy, které musíte mít na paměti při navrhování a správě pracovních postupů. V této části probereme osvědčené postupy pro návrh a správu pracovních postupů a stručně prozkoumáme výhody každé z těchto podsekcí.

Zajištění flexibility a škálovatelnosti

Flexibilita a škálovatelnost jsou klíčové při návrhu a správě pracovních postupů. Systémy se musí umět přizpůsobit změnám v pracovní zátěži, procesech a technologii. Modulární pracovní postupy rozdělit složité úlohy na menší součásti, aby bylo snazší je přidávat, odebírat nebo upravovat. Automatizace je také důležitý pro škálovatelnost. Cloudová řešení může poskytnout výpočetní zdroje na vyžádání. Chcete-li optimalizovat efektivitu, kontrolujte a sledujte metriky výkonu. Přes 40 % podniků do roku 2023 zavede software RPA – zdůrazní potřebu automatizace v návrhu pracovních postupů. Pamatujte – nejlepší bezpečnostní systém je tak složité, že si nepamatujete své heslo!

Implementace zabezpečení a oprávnění

Zabezpečení a oprávnění jsou klíčem k dobrému návrhu a běhu pracovních postupů. Pro ochranu informací je důležité nastavit bezpečnostní opatření, která ochrání citlivá data a zabrání neoprávněnému přístupu. Zde je 6 kroků, které vám pomohou správně implementovat zabezpečení a oprávnění:

1. Umístění citlivých dat : Začněte vyhledáním všech informací, které potřebují ochranu. To může zahrnovat finanční informace nebo údaje o zákaznících.
2. Zjištění úrovní přístupu : Rozhodněte, které skupiny uživatelů potřebují plnou kontrolu nad určitými typy dat a které skupiny vyžadují pouze omezený přístup.
3. Vytváření oprávnění na základě rolí : Každé skupině uživatelů přiřaďte role a rozhodněte, co mohou v rámci systému workflow dělat.
4. Implementace zásad hesel : Ujistěte se, že všichni uživatelé mají zabezpečená hesla splňující požadavky, jako jsou alfanumerické řetězce nebo speciální znaky.
5. Vytvoření pravidel pro sdílení souborů : Vytvořte jasné pokyny pro sdílení souborů ve vaší organizaci. Rozhodněte, kdo může sdílet dokument a jak omezit sdílení souborů na základě regionu, časového pásma atd.
6. Použití protokolů aktivit : Sledujte všechny akce pracovního postupu provedené uživateli prostřednictvím protokolů nebo auditů, abyste mohli kontrolovat aktivity, pokud se zdá, že něco není v pořádku nebo pokud se něco špatného stane.

Je také nezbytné poskytnout členům týmu školení o nejlepších bezpečnostních protokolech. Naučte je, jak odhalit potenciální problémy, jako jsou phishingové e-maily, škodlivé stahování, pravidelné změny hesel atd.

Konečně – schvalovací procesy musí být dobře definované. Je důležité mít zavedené přísné pokyny pro vedení, protože schvalování postupuje v řetězci – to zabrání někomu se špatnými úmysly porušit protokol kvůli mezerám.

Dodržováním těchto kroků mohou společnosti chránit svá citlivá data a zvýšit odpovědnost. Ani ten nejlepší návrh pracovního postupu nemůže nahradit manažera, který věří, že „mikromanagement“ je synonymem pro „efektivní vedení“.

Udržování výkonu a optimalizace pracovního postupu.

Pro udržení výkonu a optimalizace by měla být pravidelně prováděna analýza a zlepšování procesů . Definujte a sledujte Klíčové ukazatele výkonu (KPI) najít nějaká úzká místa. Pomoci mohou také automatizační nástroje a standardizační postupy.

Komunikace a spolupráce mezi členy týmu je nezbytná . Školení se musí provádět tak, aby lidé znali své role a jakékoli nové změny v pracovním postupu. Zpětná vazba od zákazníků nebo klientů by měla být zahrnuta do optimalizace pracovního postupu. Pomáhá přizpůsobit pracovní postupy tak, aby jim lépe sloužily.

McKinsey & Company's studie ukazuje, že optimalizace pracovních postupů může přinést produktivita stoupla o 30% .

Často kladené otázky

Otázka: Co je to pracovní postup v SharePointu?

Odpověď: Pracovní postup v SharePointu je řada automatizovaných kroků, které pomáhají zjednodušit obchodní procesy a úkoly. Obvykle zahrnuje přesun dokumentů, úkolů nebo položek mezi uživateli nebo skupinami za účelem schválení, kontroly nebo úpravy.

Otázka: Jak mohu vytvořit pracovní postup na SharePointu?

Odpověď: Chcete-li vytvořit pracovní postup v SharePointu, musíte nejprve identifikovat obchodní proces nebo úkol, který chcete automatizovat. Poté použijte SharePoint Designer nebo Microsoft Power Automate k vytvoření vlastního pracovního postupu, který vyhovuje vašim potřebám.

Otázka: Co je SharePoint Designer?

Odpověď: SharePoint Designer je bezplatný nástroj od společnosti Microsoft, který vám umožňuje přizpůsobovat a vytvářet pracovní postupy v rámci SharePointu. Nabízí řadu akcí a podmínek, které vám umožní vytvářet komplexní pracovní postupy, které automatizují vaše obchodní procesy a úkoly.

Otázka: Co je Microsoft Power Automate?

Odpověď: Microsoft Power Automate je cloudový nástroj, který umožňuje vytvářet automatizované pracovní postupy mezi SharePointem a dalšími aplikacemi. Nabízí řadu šablon a konektorů, které zjednodušují proces vytváření vlastních pracovních postupů.

Otázka: Jak mohu testovat a ladit pracovní postup SharePointu?

Odpověď: SharePoint Designer a Microsoft Power Automate nabízejí nástroje pro testování a ladění, které vám umožní spouštět a odstraňovat problémy s vašimi pracovními postupy. Můžete také použít integrovanou funkci protokolování SharePointu ke sledování stavu vašich pracovních postupů a identifikaci případných problémů.

Otázka: Existují nějaké osvědčené postupy pro vytváření pracovního postupu SharePointu?

Odpověď: Ano, existuje několik osvědčených postupů, které je třeba dodržovat při vytváření pracovního postupu SharePoint, včetně definování jasných cílů, používání popisných názvů pro akce pracovního postupu, začlenění řešení chyb a cest eskalace, testování a vylepšování pracovního postupu a zajištění školení všech zúčastněných stran. o jeho využití a výhodách.