Jak zkopírovat seznam služby SharePoint

Přehled seznamů SharePoint

Seznamy SharePoint jsou skvělé pro týmy. Nabízejí úhledný způsob ukládání a sledování informací, což usnadňuje spolupráci. Zde jsou čtyři hlavní body:

• Data jsou uložena na týmovém webu.
• Sledování a vyhledávání dat je jednoduché.
• Uživatelé si mohou přizpůsobit sloupce.
• Microsoft Flow dokáže automatizovat procesy.

Uživatelé mohou také ovládat způsob zobrazení dat. To zahrnuje třídění, filtrování a seskupování. To pomáhá prezentovat data srozumitelným způsobem, což je nezbytné při práci s velkým množstvím informací.

Maximalizujte funkce seznamu SharePoint procvičováním přizpůsobení. Vytvářejte vlastní pohledy a používejte režim rychlých úprav. První umožňuje větší velikosti, přeuspořádání sloupců, mezisoučty atd. Druhý umožňuje uživatelům upravovat více řádků namísto jednoho najednou – šetří čas s dlouhými seznamy.

Správné používání seznamu SharePoint zvyšuje produktivitu a celkový úspěch při spolupráci na týmových webech. Nezapomeňte, že kopírování seznamu SharePointu je jako klonování vašeho šéfa – na první pohled se to může zdát pohodlné, ale může vám to přinést více práce!

Kopírování seznamu SharePoint

Kopírování seznamu SharePoint: Profesionální průvodce

Seznam SharePoint poskytuje snadný způsob, jak organizovat a spravovat informace. Je důležité naučit se kopírovat seznam SharePoint pro zálohování vaší práce nebo pro sdílení dat s ostatními.

Zde je 4krokový průvodce kopírováním seznamu SharePoint:

1. Otevřete seznam SharePoint: Přejděte na svůj web SharePoint a otevřete seznam, který chcete zkopírovat.
2. Klikněte na Nastavení seznamu: Přejděte do nastavení seznamu a v části Oprávnění a správa klikněte na Uložit seznam jako šablonu .
3. Vytvořit šablonu: Zadejte název, název souboru a popis. Vyberte možnost Zahrnout obsah abyste zajistili, že data budou zkopírována spolu se šablonou. Klikněte na OK k vytvoření šablony.
4. Použijte šablonu k vytvoření dalšího seznamu: Přejděte na web, kde chcete vytvořit kopii seznamu. Klikněte na Přidejte aplikaci a vyberte šablonu, kterou jste právě vytvořili. Zadejte název nového seznamu a klikněte na Vytvořit .

Je důležité si uvědomit, že při kopírování seznamu SharePoint si musíte být vědomi velikosti seznamu a dat v něm obsažených, protože to může ovlivnit výkon webu SharePoint.

jak píšete akcenty ve wordu

Zajímavou anekdotou bylo, že můj kolega musel zkopírovat seznam SharePointu na jiný web, aby mohl sdílet data s novým členem týmu. Postupovala podle výše uvedených kroků a byla schopna bezproblémově sdílet data. Nová členka týmu ocenila snadno dostupná data a čas a úsilí, které jí ušetřilo při vytváření nového seznamu od začátku.

Proč se spokojit s jedním seznamem, když můžete mít kopie celé dny? Je čas dostat svou hru copy-paste na správnou míru.

Pochopení potřeby kopírovat seznamy

Kopírování seznamu SharePoint se může na první pohled zdát zbytečné, ale má mnoho výhod.

• Znovupoužitelnost – je snadné znovu použít seznamy v souvisejících projektech.
• Lepší organizace – ukládání kopií seznamů pomáhá lépe organizovat data.
• Účinnost – kopírování šetří čas a námahu.
• Zálohování dat – duplikáty poskytují další možnosti zálohování.
• Auditování – kopírování seznamů vám umožní sledovat změny a spravovat oprávnění.
• Testovací scénáře – duplikování seznamu vám umožňuje testovat funkce bez rizika ztráty dat.

Navíc můžete provádět úpravy stávajících seznamů nebo vytvářet vlastní rozvržení. Díky tomu jsou data projektu aktuální, aniž by došlo k narušení pracovních postupů.

Kopírování je nezbytné pro moderní organizace využívající pokročilé technologie. Zlepšuje správu dokumentů a pomáhá týmům soustředit se na dosahování lepších výsledků. Nenechte si ujít – začněte kopírovat seznamy SharePoint ještě dnes! Připravte si kontrolní seznamy a připravte se na maraton kopírování seznamů .

Předpoklady pro kopírování seznamů

Než zkopírujete seznam služby SharePoint, musíte mít určité předpoklady. Ty pomohou hladkému průběhu procesu. Musíš:

• Ujistěte se, že máte správná oprávnění.
• Zkontrolujte, zda jsou všechny sloupce a pole platné a aktivní.
• Ujistěte se, že máte dostatek úložného prostoru pro zkopírovaný seznam.
• Podívejte se, zda existují nějaké závislosti na jiných seznamech nebo aplikacích.
• Vyhněte se jakýmkoli otevřeným položkám nebo pracovním postupům v původním seznamu.
• Ujistěte se, že máte přístup ke zdrojovým i cílovým webům.

Je důležité uložit všechna důležitá data z původního seznamu, aby se během přenosu neztratila.

V minulosti bylo kopírování seznamu SharePoint obtížné, protože vyžadovalo složité kódování. Ale nyní, s moderní technologií, je to mnohem jednodušší . Kopírování seznamu SharePointu je stejně snadné jako ukrást sladkosti dítěti!

Metody kopírování seznamu SharePoint

Proces duplikace seznamu SharePoint je nezbytný pro zálohování dat a zvýšení produktivity. Zde je jednoduchý průvodce, který vám pomůže replikovat seznam SharePoint:

1. Nejprve přejděte na seznam, který chcete replikovat, a klikněte na ikonu ozubeného kola Nastavení v pravém horním rohu stránky.
2. Z rozevírací nabídky vyberte možnost Nastavení seznamu.
3. Nyní klikněte na „ Uložit seznam jako šablonu ‘ možnost v části Oprávnění a správa.
4. Zadejte název šablony a v případě potřeby uveďte popis.
5. Zaškrtněte políčko, které říká, Zahrnout obsah pro kopírování dat ze seznamu.
6. Nakonec kliknutím na tlačítko OK vytvořte šablonu.

Pomocí těchto kroků můžete rychle a efektivně replikovat jakýkoli seznam SharePoint.

Kromě toho stojí za zmínku, že jakmile je šablona vytvořena, lze ji použít k rychlému vytváření nových seznamů. Tato metoda také zajišťuje, že nový seznam bude mít stejné sloupce, typy obsahu a vlastní zobrazení jako původní seznam.

Zábavný fakt: Podle průzkumu provedeného v roce 2020 společností ShareGate považuje více než 62 % uživatelů SharePointu integraci s aplikacemi třetích stran za nejvyšší prioritu.

Vytvořte si plán zálohování svého seznamu SharePoint tím, že jej uložíte jako šablonu, protože kdo ví, kdy by rozzlobený zaměstnanec mohl omylem stisknout tlačítko delete.

Uložení seznamu jako šablony

Uložit seznam SharePoint jako šablonu pro rychlé vytváření podobných seznamů. Tímto způsobem můžete znovu použít seznam a provádět změny v zkopírované verzi, aniž byste změnili originál. Zde je postup:

• Přejděte na svůj web SharePoint.
• Přejděte na seznam, který chcete uložit.
• Klikněte „Nastavení seznamu“ na stuze pod ‚Vypsat nástroje.‘
• Vybrat 'Uložit seznam jako šablonu' pod 'Oprávnění a správa.'
• Vytvořte nový název a klikněte 'OK.'

Při ukládání seznamu SharePoint mějte na paměti důvěrné informace. Je to zásadní, abyste se vyhnuli chybám a ztrátě dat.

Pokud jste někdy chtěli duplikovat nebo přesunout obsah, nyní máte příležitost! Pomocí sloupců a šablon můžete snadno ukládat seznamy na SharePoint. Pokusit se! Kopírování a vkládání je tak zastaralé – nyní exportujeme a importujeme seznamy jako skuteční profesionálové ze SharePointu.

Export a import seznamů

Export a import seznamů je nutností pro správu SharePointu. Zkopírujte seznamy spolu s daty a metadaty z jednoho webu na druhý. Seznamy mohou ukládat různé typy informací, jako jsou dokumenty, obrázky, videa, zvukové soubory a strukturovaná data, jako jsou data a čísla.

Modul SharePoint Online PowerShell je efektivní způsob exportu seznamů ve formátu CSV. Alternativně použijte uživatelsky přívětivý SharePoint Designer a proveďte totéž ve formátech XML nebo CAB.

Importovat seznamy? Na pomoc přichází Průvodce importem tabulky! Nahráním tabulek aplikace Excel můžete automaticky vytvářet nové seznamy nebo aktualizovat stávající pomocí nových datových polí.

Chcete-li zachovat strukturu importovaného seznamu podobnou té exportované, vytvořte před použitím Průvodce importem tabulky prázdnou šablonu seznamu v libovolné cílové kolekci webů.

Přístup k SharePoint Designeru

1. Zahájení SharePoint Designer a otevřete svůj web.
2. Pak najděte 'Seznamy a knihovny' sekce na levé straně.
3. Vyberte seznam, který chcete zkopírovat, a vytvořte nový seznam s jiným názvem.
4. Dále klikněte na nový seznam ze „Seznamy a knihovny“ a přejděte na jeho stránku „Nastavení seznamu“.
5. Pod 'Oprávnění a správa' sekce, klikněte 'Uložit jako šablonu' .
6. Zadejte název a popis a ušetřete!

SharePoint Designer je výkonný nástroj pro optimalizaci vašeho pracovního postupu. Vyžaduje však přihlašovací údaje, které by měly mít pouze oprávněné osoby. Proč tedy nezadat externímu nástroji? Je to způsob líného génia!

Používání nástrojů třetích stran

Nástroje třetích stran jsou vynikající volbou pro ty, kteří chtějí duplikovat seznam SharePointu. Tyto nástroje to usnadňují a zpřesňují. Mají spoustu funkcí a funkcí, které urychlují proces.

Sharegate je jedním takovým nástrojem třetí strany. Pomáhá snadno migrovat a kopírovat seznamy SharePoint. Má také možnosti, jako je mapování sloupců a metadat mezi seznamy. Navíc má software uživatelsky přívětivé rozhraní.

DocAve SharePoint Migrator od AvePoint je dalším skvělým nástrojem. Umožňuje uživatelům kopírovat obsah. Má další funkce, jako je přemapování ID, správa oprávnění a možnosti plánování.

Při výběru nástroje třetí strany zvažte individuální potřeby a preference. Udělejte si průzkum, než se pro jeden usadíte.

Studie ukazují, že 85 % společností používá SharePoint pro interní spolupráci. Ke kopírování seznamů proto potřebujete správný nástroj třetí strany. To zajišťuje bezproblémový obchodní provoz.

Tipy pro úspěšné kopírování seznamu

Chcete-li zajistit úspěšné kopírování seznamu SharePoint, zvažte následující tipy:

1. Nejprve se ujistěte zdrojové a cílové kolekce webů mají povolené stejné funkce .
2. Zadruhé vyberte vhodnou metodu kopírování seznamu, jako je export a import nebo použití Microsoft Power Automate.
3. Za třetí, ověřte, že jsou udělena všechna oprávnění, včetně oprávnění na úrovni webu, na úrovni seznamu a oprávnění jednotlivých uživatelů.
4. Nakonec se ujistěte, že všechny vyhledávací sloupce ukazují na platné odkazy.

Je důležité si uvědomit, že kopírování velkého seznamu nemusí být možné prostřednictvím uživatelského rozhraní SharePointu. V takových případech zvažte použití skriptů PowerShellu k urychlení procesu.

obránce odstranit

Zvažte plánování předem a připravte se na všechna přerušení, chyby a výjimky, které by mohly nastat.

Chcete-li zajistit úspěšné kopírování seznamu, zvažte testování procesu zkopírováním menšího seznamu nebo podmnožiny dat, než přistoupíte ke kopírování celého seznamu. Nakonec se před provedením jakékoli operace kopírování ujistěte, že máte zálohu seznamu.

Výběr správné metody pro kopírování seznamu SharePoint je jako snažit se najít jehlu v kupce sena, ale bez uspokojení z jejího nalezení.

Výběr správné metody

Text: Kopírování a vkládání – není potřeba žádné povolení! Ale pokud jde o výběr správné metody pro kopírování seznamu, může to znamenat velký rozdíl.

Jednou šikovnou možností je použít online nástroj určený speciálně pro kopírování seznamů. Tyto nástroje skvěle šetří čas – automaticky formátují data a zároveň se vyhýbají chybám, které by se mohly stát při ručním kopírování.

Případně můžete použít HTML tagy pro větší kontrolu nad formátováním. To však vyžaduje technické znalosti a může to trvat déle.

Obsah seznamu je také třeba vzít v úvahu při rozhodování, kterou metodu zvolit. Pokud seznam obsahuje citlivé informace, pak může být nejlepší volbou pro ochranu soukromí dat ruční kopírování nebo zabezpečená online platforma.

Nielsen Norman Group provedli studii, která zjistila, že uživatelé preferují seznamy s jasnými nadpisy a stručnými informacemi. Při kopírování tedy vyberte metodu, která usnadňuje čtení a organizaci.

Řešení problémů souvisejících s oprávněním

Při kopírování seznamů kontaktů povolení je klíčové . Ujistěte se, že máte oprávnění a že je seznam platný. Ujistěte se, že je v souladu se zásadami, jako je GDPR a vyhledejte souhlas s přihlášením a možnosti odhlášení, abyste se vyhnuli právním problémům. Nikdy nekupujte seznam ani nepoužívejte nástroj třetí strany bez potvrzení shody. To by mohlo vést k pokutám a poškození dobrého jména vaší firmy.

Profesionální tip: Nabídka kvalitního obsahu přidává hodnotu vašemu seznamu adresátů. To povzbuzuje uživatele, aby zůstali přihlášeni k odběru a přihlásili se jako noví předplatitelé.

Nezapomeňte zkontrolovat duplikáty, abyste si neudělali ostudu!

Testování zkopírovaného seznamu

Testování je nutností, pokud jde o kopírování seznamů . Zkontrolujte, zda zkopírovaný seznam neobsahuje chyby a splňuje normy. Zvažte tyto tipy pro testování:

• Začněte ověřením formátování. Ujistěte se, že názvy, čísla a odrážky odpovídají zdrojovému dokumentu.
• Projděte si každou položku na seznamu a porovnejte ji s originálem. Pokud existují nesrovnalosti, vyřešte je.
• Prohlédněte si dlouhé pasáže textu nebo tabulky řádek po řádku, abyste zaručili přesnost a čitelnost.
• Nakonec zkontrolujte interpunkční, gramatické a pravopisné chyby.

Při testování zkopírovaného seznamu si poznamenejte každý detail . Nepřesnost může být závažná. Podle Opatrovník , chyba v datech přivedla na scestí významnou farmaceutickou společnost a stála ji 390 milionů dolarů.

Ujistěte se, že tyto seznamy často testujete! Kopírování seznamů může být jednoduché, ale jejich přesné kopírování není. Použijte tyto tipy, jinak budete kopírovat více chyb než faktů.

Závěr

Nyní byste měli být schopni zkopírovat seznam služby SharePoint podle kroků uvedených v článku. Můžete vytvářet duplikáty svých seznamů a ušetřit čas. Stojí za zmínku, že kopírování seznamu nekopíruje žádné pracovní postupy, pohledy ani oprávnění.

Nezapomeňte tedy upravit oprávnění pro nový seznam. Před rozsáhlým používáním otestujte jeho funkčnost.

Pochopení toho, jak kopírovat seznam služby SharePoint, konečně zvýší produktivitu a spolupráci. Není jasné, jak tato funkce vznikla. S postupným zvyšováním funkcí a možností SharePointu se však kopírování seznamů stalo pro mnoho uživatelů nutností.

Majitelé firem využívají efektivnější způsoby správy dat, díky čemuž jsou věci jednodušší a přehlednější.

Často kladené otázky

1. Jaký je nejjednodušší způsob kopírování seznamu služby SharePoint?

Kopírování seznamu SharePoint lze snadno provést exportem seznamu do souboru šablony, vytvořením nového seznamu pomocí tohoto souboru šablony a poté ručním zkopírováním dat ze starého seznamu do nového seznamu.

2. Mohu zkopírovat seznam služby SharePoint na jiný web služby SharePoint?

Ano. Kroky pro kopírování seznamu SharePoint na jiný web SharePoint jsou podobné jako při kopírování do nového seznamu. Stačí exportovat seznam do souboru šablony, uložit jej do sdíleného umístění přístupného cílovému webu a poté importovat soubor šablony na nový web a vytvořit nový seznam.

3. Je možné zautomatizovat proces kopírování seznamů SharePoint?

Ano, je možné automatizovat proces kopírování seznamů SharePoint. Pomocí skriptů PowerShellu můžete exportovat, importovat a kopírovat seznamy mezi různými weby SharePoint nebo použít nástroje třetích stran, které nabízejí ještě více funkcí a možností automatizace.

4. Co se stane s oprávněními seznamu SharePoint, když zkopíruji seznam?

Zkopírovaný seznam ve výchozím nastavení zdědí oprávnění cílového webu. Pokud však chcete zachovat původní oprávnění seznamu, můžete oprávnění exportovat spolu se souborem šablony a poté je importovat do zkopírovaného seznamu.

5. Jaké jsou nejlepší postupy pro kopírování seznamů SharePoint?

Před smazáním původního seznamu se doporučuje důkladně otestovat zkopírovaný seznam. Nezapomeňte také zkontrolovat, že všechna metadata, pohledy, pracovní postupy, výstrahy a přizpůsobení SharePoint Designeru byly úspěšně zkopírovány do nového seznamu. A konečně, pro zajištění lepšího výkonu a zabezpečení je lepší kopírovat pouze relevantní data a vyhnout se kopírování zbytečných polí, souborů nebo položek.

6. Mohu zkopírovat seznam služby SharePoint na platformu mimo službu SharePoint?

Ne, seznam SharePoint nemůžete přímo zkopírovat na platformu, která není SharePoint. Seznam však můžete exportovat do formátu Excel nebo CSV a poté data importovat na jinou platformu, která tyto formáty podporuje.